Tio tips för att undvika dåliga betalare

Som företagare är det nästan oundvikligt att du någon gång stöter på en dålig betalare. Du har utfört ett arbete eller tillhandahållit en tjänst och har därför rätt att få betalt för det.

Vi hjälper dig med några tips så att du i framtiden bättre kan upptäcka en dålig betalare och avvisa personen/företaget i förväg. Kunskap om kundens bakgrund och ekonomi samt tydliga rutiner inom företaget är avgörande för att undvika dåliga betalare och uteblivna betalningar.

1. Lär känna din kund

Skaffa så mycket information om kunden som möjligt så att du har en klar uppfattning om kundens identitet och trovärdighet (man kan inte begära för mycket). ID, dokumentation, UC (upplysningscentralen) och Organisationsnummer är bara några av de resurser som kan hjälpa dig att känna dig trygg. Google är också ett enkelt och effektivt verktyg som kan hjälpa dig att undvika dåliga betalare och personer/företag med dåliga avsikter.

Tyvärr ser vi att företagen sällan använder sig av ovanstående när de etablerar en ny kundrelation.

Kom också ihåg att kontrollera om kunden redan är registrerad som en dålig betalare och dennes kreditvärdighet (mer om detta i följande avsnitt).

2. Få allting skriftligt

Förtroende är en bra sak, men tyvärr räcker det inte alltid om ni slutar med att vara oense om avtalsvillkoren. Därför bör alla avtal vara skriftliga så att det inte råder minsta tvivel om att transaktionen har slutförts. Klargör i förväg hur du kommer att hantera obetalda räkningar, eftersom detta har visat sig vara effektivt för att uppmuntra till betalning i tid.

Det händer ofta att köparen och säljaren är oense om innehållet i det faktiska avtalet. Om så är fallet och köparen har motsatt sig fakturakravet, kan du enligt dansk lag inte inleda ett inkassoärende i hopp om att driva in din fordran. Detta skapar en tvist som först måste lösas. Att få bekräftelse på avtal via e-post är en enkel lösning på detta problem. Ett muntligt avtal är naturligtvis också bindande, men det är svårt att bevisa det i domstol om det skulle bli aktuellt.

3. Skicka din faktura idag – inte imorgon

Kom ihåg att skicka fakturan till kunden så snart som möjligt. Man skulle inte tro det men många företag väntar alldeles för länge med att skicka en faktura för utfört arbete. Det ger kunden lång kredit och minskar ditt kassaflöde. Det handlar om att skicka en tydlig signal till kunden. Om fakturan skickas snabbt kan du också räkna med att den betalas snabbt och åtminstone före förfallodagen. Om fakturan skickas flera veckor efter det att arbetet har utförts kan kunden i vissa fall känna att det är okej att vänta lite med betalningen.

Samma regel gäller inkasso. Ju längre du väntar med att skicka den obetalda fakturan för indrivning, desto svårare är det att få tillbaka pengarna.

4. Skapa en stark policy för påminnelser och tydliga villkor

Säkerställ att kunden förstår och godkänner dina villkor. Har de för många motsättningar här kan det vara ett tecken på att de har dålig kreditvärdighet. Om det värsta skulle hända ska du ha en handlingsplan som beskriver hur du ska gå vidare och vem som i så fall ska hjälpa dig att få dina pengar.

Om du har en obetald faktura är det viktigt att agera snabbt. Det förbättrar avsevärt dina chanser att få tillbaka dina pengar. Du kan naturligtvis själv stå för att skicka påminnelser och betalningspåminnelser samt inkassovarningar till dina kunder. Du måste dock vara konsekvent och följa det fastställda förfarande som anges i din policy/villkor.

Samtidigt bör din policy tydligt ange vad som händer om betalningen fortsätter att utebli efter påminnelseprocessen. Kommer ni att använda er av ett inkassobolag för att driva in skulden?

Det finns ingen gyllene regel för vilka och hur många åtgärder ditt företag bör vidta. Men en konsekvent och öppen process ökar dina chanser att få tillbaka dina pengar.

5. Var konsekvent

Om du har fastställt en procedur för dåliga betalare är det viktigt att vara konsekvent. Har du gett kunden 10 dagar på sig att betala ska du vidta åtgärder på den 11:e dagen. Tänjer du på dina egna regler kan ryktet snabbt sprida sin bland dina andra kunder som kan utnyttja denna vetskap. Var konsekvent i vart enskilt fall – det sänder en tydlig signal om att folk bara ska göra affärer med dig om de har för avsikt att betala.

6. Utför bakgrundskontroller och eventuellt kreditbedömningar

Det finns många sätt att göra en enkel bakgrundskontroll av nya kunder. Vi rekommenderar att du alltid gör det så att du kan se till att utsikterna för ett bra samarbete är goda. Kolla upp kunden på Google (eller se recensioner på Trustpilot) och titta på deras räkenskaper som är offentligt tillgängliga. Om ett företag har funnits i många år och levererar positiva resultat bör du naturligtvis vara mindre orolig för att handla med dem än ett företag som ännu inte har lämnat in sin första årsredovisning.

Kreditupplysningar är också ett värdefullt verktyg för att bedöma befintliga och potentiella kunders betalningsförmåga. Det finns flera online-plattformar där du kan söka upp kunden och se om de har några betalningsanmärkningar. Den mest kända är UC som visar om kunden är registrerad i betalningsregistret, Kronofogden. Att ge kredit till en kund som är registrerad som en dålig betalare kan vara en mycket kostsam läxa för en företagare.

7. Ta en titt på kundens ekonomi

Alla företag som är skyldiga att föra räkenskaper har sina räkenskaper digitalt tillgängliga på datacvr.virk.dk. Hur mycket information som finns tillgänglig beror på vilken typ av företag det rör sig om. För det mesta kan du se företagets eget kapital, oavsett om det är en enskild firma eller ett större företag. Om företagets eget kapital är mycket lågt kan det tyda på att företagets betalningsförmåga är låg. Ett bra tips är dock att jämföra kunden med andra företag i samma eller liknande branscher.

Ett annat nyckeltal som jag rekommenderar att du tittar på är likviditetsförhållandet*. Nyckeltalet kan användas som en indikator på företagets betalningsförmåga. Detta är ett mått på förhållandet mellan företagets omsättningstillgångar och dess kortfristiga skulder (hur stor andel av omsättningstillgångarna som utgörs av kortfristiga skulder). Som regel bör detta vara minst 150 %.

*Likviditetsförhållande = (omsättningstillgångar x 100) / kortfristiga skulder

8. Kräv förskottsbetalning

Huvudvärken med att hantera dåliga betalare och eventuell inkasso kan till stor del undvikas genom att kräva förskottsbetalning (eller bankgaranti) och använda sig av löpande betalningar. Det låter enkelt, men de flesta gör det inte. Min teori är att företagare är rädda för att sända fel signaler till både befintliga och nya kunder. Samtidigt tror jag att det sänder en stark signal till kunderna att du är ett seriöst företag som står bakom dina produkter/tjänster.

För många företag (särskilt hantverksföretag) är nya arbeten/projekt beroende av att de har tillräcklig likviditet. Men bristande betalning från det tidigare projektet kan vara ett hinder för att starta ett nytt projekt. I vissa fall kan detta leda till att företaget läggs ner. Jag rekommenderar därför företag som har stora fordringar (när det gäller inköp av material och råvaror) att överväga förskottsbetalning som en lösning.

Om kunden är villig att betala 10-20 % i förskott är detta ofta ett tecken på att kunden är engagerad och har för avsikt att betala hela beloppet i slutändan. Om kunden vägrar att betala i förskott är det i mina ögon en tydlig farosignal och därför skulle jag undvika att göra affärer med dem.

9. Behåll det sunda förnuftet

Naturligtvis har de flesta entreprenörer / företagare ett affärsmässigt sinne och ett öga för goda affärer. Dessa egenskaper är viktigare än något annat att förhålla sig till. Du kan naturligtvis minimera risken för att handla med dåliga betalare genom att använda några av dessa tips. Men din magkänsla och intuition bör vara viktigast. Om du känner dig otrygg med att göra affärer med kunden, trots goda räkenskaper och löften, bör du dra dig ur.

10. Ha ett inkassoföretag

Om du hamnar i den olyckliga situationen att kunden inte betalar sin räkning trots påminnelser och försök att kontakta honom bör du ha ett inkassoföretag redo. Som tidigare beskrivits är det viktigt att agera snabbt. Jag rekommenderar därför att du hittar en partner redan nu (innan ett inkassoärende har inletts) som kan ta nästa steg. Samtidigt rekommenderar jag att du inte låter din obetalda räkning ligga kvar för länge. Det får inte gå mer än 40 dagar mellan fakturans förfallodag och den dag då den lämnas in för indrivning. Går det längre tid minskar sannolikheten avsevärt för att få pengarna tillbaka.