X

Anti slavery policy

Anti slavery policy

Indledning

Formålet med dette program:

Collectia A/S driver erhvervsvirksomhed under de gældende love og forordninger i de lande, hvor vi er aktive.

Vi ønsker at bidrage med og fremme gode forretningsgange, etisk ansvar, et sund miljø og respekt for menneskerettigheder.

 

Collectia Group:

I denne politik er “Collectia A/S eller Collectia Group” ensbetydende med Collectia A/S, moder- og datterselskaber af Collectia A/S cvr-nummer 20015381

 

Virkningen af dette program:

Der er flere formål med dette program for overholdelse af lovgivningen:

  • Programmet skal vise den omgivende verden og vores medarbejdere, at vi står for og ønsker at kendes for anstændige og ærlige forretningsgange.
  • Programmet skal tilskynde og opmuntre vores medarbejdere til at handle ved mistanke om ulovlige handlinger eller adfærd, som strider mod vores værdier.
  • Programmet skal beskrive metoder til at undersøge enhver mistanke om ulovlige handlinger og slet adfærd.
  • Programmet skal minimere risikoen for, at en medarbejder overtræder loven eller de krav, som samfundet med god grund har pålagt os.
  • Programmet skal pålægge vores nærmeste eksterne forretningspartnere til at overholde regler og krav og gøre det muligt for os at opsige kontrakter indgået med eksterne parter, hvis deres adfærd ikke overholder de stillede krav.

 

Hvordan defineres anstændig og ærlig adfærd?

Anstændighed og ærlighed indebærer, at vi behandler vores kunder med integritet på følgende måde:

  • Vi gør vores bedste for at beskytte fortrolige oplysninger. Vi afslører aldrig forretningshemmeligheder eller andet, der potentielt kan skade en kunde.
  • Vi er i stand til at dokumentere alle modtagne eller leverede tjenester.
  • Alle tjenester og betalinger skal bogføres korrekt.
  • Ingen medarbejder må fremlægge urigtig dokumentation til fakturering.
  • Vi hverken deltager i hvidvaskning af penge eller bidrager til transaktioner, der ikke er gennemsigtige.
  • Der må ikke foretages ændringer i slutdokumenter, uden at dette fremgår udtrykkeligt.

Hvis der hersker tvivl om rigtigheden af en handling, skal der søges råd hos virksomhedens økonomidirektør eller din nærmeste overordnede.

 

Retningslinjer for bekæmpelse af korruption

Adfærdskodeks

Adfærdskodekset fastlægger medarbejdernes ansvar inden for Collectia Group for at sikre vejledning med hensyn til bestikkelse og interessekonflikter. Formålet er at give retningslinjer til alt personale for at beskytte Collectia Group fra konsekvenserne af fejlhåndtering.

 

Definitioner

Bestikkelse: At love, tilbyde eller, indirekte eller direkte, at give en forretningspartner eller tjenestemand en unødig fordel med henblik på at opnå eller beholde forretning, opnå en unødig eller upassende fordel eller påvirke en handling eller beslutning, som er truffet af en forretningspartner eller tjenestemand, når han eller hun handler i embedsmedfør eller myndighedsfunktion.

Betalingsfremkyndelse: Små betalinger til tjenestemænd med det formål at fremskynde eller lette den offentlige ansattes udførelse af en rutinemæssig handling hos myndighederne.

Gaver og underholdning: Alt af værdi, herunder ekstraordinære rabatter, lån, kontanter, fordelagtige vilkår for ethvert produkt eller enhver tjeneste, tjenester, præmier, transport, brug af virksomhedens biler eller feriefaciliteter, aktier eller andre værdipapirer, deltagelse i aktietilbud, biletter til forestillinger eller sportsbegivenheder eller gavekort. Dette er blot nogle af de potentielt uendelige eksempler.

Tjenestemand: Enhver tjenestemand, medarbejder eller person, der handler i myndighedsfunktion eller på vegne af en myndighed, herunder enhver enhed kontrolleret af myndighederne.

Rutinemæssig handling fra myndighederne: En handling, der almindeligvis eller ofte udføres af en tjenestemand i forbindelse med hans eller hendes almindelige officielle pligter. Af eksempler kan nævnes: opnåelse af tilladelser, licenser eller andre officielle dokumenter for at kvalificere et menneske til at drive erhvervsvirksomhed i et bestemt område, behandling af visa fra myndighederne; sikring af politibeskyttelse, afhentning og levering af post eller telefontjenester og lignende handlinger.

Unødig: Noget, som ikke er optjent eller berettiget under ens normale pligter, eller som er alt for overdådigt, omstændighederne taget i betragtning.

 

Bestikkelse

Det er sædvanlig og almindelig accepteret praksis i mange forretningsforhold at tilbyde og modtage gaver og underholde forretningspartnere. Det er dog ulovligt at bestikke en forretningspartner eller tjenestemand.

En bestikkelse kan antage mange former: At forære noget af værdi – hvad enten det er et honorar, en væsentlig gave, overdådig underholdning, kontanter eller naturalydelser – kan udgøre bestikkelse, hvis det forærede gives bevidst for at påvirke modtagerens adfærd med opnåelse af forretningsfordele for øje. Det at forære noget af værdi er forkert og ulovligt, hvis gaven, pengene mv. er et forsøg på at overtale forretningspartneren eller tjenestemanden til at opføre sig eller at lade være med at opføre sig i overensstemmelse med hans eller hendes jobfunktion – eller på en måde, som giver den person eller virksomhed, der tilbyder bestikkelsen, upassende fordele.

En bestikkelse er forkert og ulovlig, hvad enten den gives direkte eller indirekte. Indirekte bestikkelse inkluderer betalinger, der foretages gennem tredjeparter, som arbejder på vegne af Collectia Group. Informer altid din nærmeste overordnede, hvis du har mistanke om, at en medarbejder, agent eller distributør er involveret i bestikkelse, enten direkte eller indirekte.

 

Interessekonflikt

Enhver medarbejder kan udsættes for en interessekonflikt. Det er vigtigt at beskytte både Collectia Group og alle medarbejdere mod forekomsten af eller mistanken om, at en handling er blevet påvirket af irrelevante personlige overvejelser.

En interessekonflikt gør altid medarbejderen uegnet til at handle på vegne af Collectia Group. Hvis en medarbejder befinder sig i en sådan situation – enten reelt eller tilsyneladende – skal det meddeles til den nærmeste overordnede, som er ansvarlig for at håndtere situationen uden at involvere den person, der har en interessekonflikt.

Listen af potentiel interessekonflikt inkluderer, men er ikke begrænset til, problemer som:

  • Kontrakter med en virksomhed ejet af en ansat
  • Beslutninger, der påvirker medarbejderens økonomiske situation eller en nær slægtnings, f.eks. vedr. forretning med en virksomhed, som medarbejderen har en økonomisk interesse i
  • Beslutninger, der ellers påvirker en medarbejders nære slægtninges interesser
  • Lån og andre fordele til medarbejderen
  • Ansættelse af medarbejderens nære slægtninge.

Generelt bør en nær slægtning eller en medarbejder ikke have nogle forretningsmæssige mellemværender med medarbejderen, med personer, der arbejder i medarbejderens afdeling, eller med personer, som rapporterer til medarbejderen. Undtagelser skal godkendes af den administrerende direktør eller økonomidirektøren.

 

Betalingsfremkyndelser

I nogle lande er betalingsfremskyndelse tilladt i henhold til lokal lovgivning og tradition. Sådanne betalinger er dog ikke tilladte i henhold til denne politik.

 

Gaver og underholdning

Relationer til leverandører og kunder skal udelukkende baseres på fornuftige forretningsbeslutninger og redelige handlemåder. At tilbyde og modtage en beskeden gave og invitere forretningspartnere på restaurant og ligeledes modtage sådanne invitationer kan styrke gode relationer og dermed forretninger, men gaver og underholdning kan også skabe interessekonflikt.

 

Tilbud

En medarbejder hos Collectia Group må aldrig tilbyde eller forære en gave, underholdning eller noget af værdi, hvis den/det er:

  • Ulovlig(t)
  • Kendt for at være i strid med reglerne i modtagerens organisation
  • Kontanter eller lig kontanter
  • Usmagelig, seksuelt orienteret eller på anden måde er i strid med Collectia Groups virksomhedsværdier
  • Givet til gengæld for noget, som modtagerne har lovet, giver eller gør eller som led i en aftale for at gøre hvad som helst til gengæld for gaven eller underholdningen.

 

Modtagelse

Det er ikke tilladt at modtage gaver og underholdning af en betydelig størrelse eller ekstravagant underholdning fra leverandører, fordi dette måske er eller kan ses som et forsøg på at påvirke Collectia Groups medarbejderes forretningsbeslutninger. Sådanne gaver bør høfligt afleveres tilbage og invitationer afslås på en respektfuld måde.

Visse typer gaver og former for underholdning bør aldrig modtages, fordi de enten er reelt eller tilsyneladende forkerte. En medarbejder hos Collectia Group må aldrig:

  • Modtage en gave eller underholdning, der kan være ulovlig eller resultere i overtrædelse af loven
  • Modtage en gave i form af kontanter eller tilsvarende likvide midler (såsom gavekort, lån, aktier, aktieoptioner) eller
  • Modtage eller bede om noget, hvis medarbejderen hos Collectia modtager det for noget, medarbejderen har lovet, giver eller gør eller som led i en aftale om at gøre noget til gengæld for gaven eller underholdningen.

 

Regnskaber og optegnelser

Hver gang en gave eller noget underholdning gives til en forretningspartner, skal dette indføres i regnskaberne. Optegnelsen skal udtrykkeligt påpege udgiftens type og formål, og optegnelsen skal bevares.

 

Retningslinjer og tiltag til at forebygge hvidvaskning af penge

Tiltag til at forebygge hvidvaskning af penge

Dette adfærdskodeks fastlægger Collectia Groups politik vedr. hvidvaskning af penge.

Formålet er at forbyde og aktivt forebygge hvidvaskning af penge og enhver handling, der fremmer hvidvaskning af penge eller finansierer terror- eller kriminelle handlinger ved at overholde alle gældende krav i henhold til lovgivningen om bekæmpelse af hvidvaskning af penge, herunder danske og EU-sanktionsbestemmelser og sanktionsbestemmelser fra det amerikanske skattekontor for kontrol med udenlandske aktiver.

 

Definitioner

Hvidvaskning af penge defineres generelt som deltagelse i handlinger, der foretages for at dække over eller skjule sandheden om provenu fra kriminalitet på en måde, som får provenuet til at ligne indtægter af lovlig oprindelse eller fra lovlige aktiver.

 

Virksomhedspolitik

Det er virksomhedens politik at forbyde og forebygge hvidvaskning af penge og enhver handling, der fremmer hvidvaskning af penge eller finansierer terror- eller kriminelle handlinger ved at overholde alle gældende krav i henhold til loven om bekæmpelse af hvidvaskning af penge (AML) og dens implementerede bestemmelser.

 

Skærpede legitimationskrav for nye kunder

Kend din kunde (KYC) – Vi identificerer nye kunder behørigt, når de åbner en konto. Minimumskravene til identifikationen for at åbne en ny konto er anført nedenfor: Hvis en kunde nægter eller ikke kan udlevere de anmodede oplysninger, bliver kontoen ikke oprettet i vores ERP-system, og kunden vil derfor ikke kunne købe vores tjenester.

 

Etisk kodeks for nye kunder

Hos Collectia Group kræver vi, at nye kunder underskriver vores ESG-regler/etiske adfærdskodeks som led i vores procedurer om skærpede legitimationskrav. Selv om denne underskrift ikke er direkte forbundet med hvidvaskning af penge, antager vi, at den i nogen grad hindrer potentielle kunder, der har i sinde at misbruge Collectia Group til hvidvaskning af penge, i at blive godkendt. Det etiske kodeks, som nye kunder skal overholde, lyder således:

  • Kundens produkt/tjeneste må ikke være ulovlig(t) eller i strid med offentlighedens interesser
  • Kunden må ikke benytte sig af børnearbejde
  • Kunden sælger ægte produkter/tjenester, som er tydelige for kunden
  • Kunden skal betale sine ansatte den aftalte mindsteløn

Eftersom Collectia Group er en inkassovirksomhed, har vi endvidere besluttet, at vi ikke samarbejder med kunder, der tager for høje renter og gebyrer. Vi anser for høje renter og gebyrer for at overskride:

  • de lovlige grænser og
  • vores egen vurdering af, hvad der er en rimelig samlet kompensation for renter og gebyrer under hensyntagen til lånets størrelse, låneperioden, kreditkontrollen, som vores kunde udfører, og kundens almindelige omdømme.

Sidstnævnte betingelse er baseret på en vurdering af vores øverste ledelsesgruppe i Collectia Group. Vurderingen af renter og gebyrer udføres i forhold til alle nye kunder, før vi indgår et samarbejde med sådanne nye kunder.

Minimumskravene til identifikation (KYC) – Kommercielle konti.

 

ERP-system

Ifølge vores ERP-system, CollectIT, findes der et antal dataposter, som er påkrævet for alle nye kunder. De vigtigste oplysninger lyder som følger:

  • Navn
  • Komplet faktureringsadresse (gadenavn og husnummer, postkode)
  • Telefonnummer, kontaktperson, e-mail
  • CVR-nummer
  • Bankkontooplysninger

Minimumskrav til identifikation – Forbruger, virksomhed eller selskab.

 

Kundens kontaktbetalinger

I henhold til international lovgivning om hvidvaskning af penge modtager Collectia A/S ikke kontantbetalinger på 50.000 DKK eller mere som betaling, heller ikke hvis betalingen er foretaget som en enkelt betaling, eller hvis betalingen er opdelt i flere små betalinger, som er knyttet til den samme kunde. Collectia A/S modtager regelmæssige kontantbetalinger, så længe hver transaktion er under 50.000 DKK. Collectia A/S accepterer ikke, at en kunde bevidst deler en transaktion på i alt 50.000 DKK eller derover op i flere små ordrer/transaktioner for at holde beløbet under den fastsatte grænse. Alle transaktioner over 50.000 DKK skal foretages via en bankoverførsel.

 

Procedurer til at spore hvidvaskning af penge – IT:

Vi anvender et professionelt ERP-system, som er integreret med vores Active Directory. Dette betyder, at enhver godkendt person har adgang til systemet, og de kan kun gå ind i funktioner inden for det sikkerhedsområde, som de er tildelt. Bankinterface bruger tofaktorgodkendelse.

 

Retningslinjer i forhold til leverandører

Krav til øvrige kontraherende parter

Vores leverandører skal efterleve standarderne fremsat i dette program. Programmet skal inkluderes som et bilag, når nuværende aftaler forlænges, eller når fremtidige aftaler indgås.

Leverandører skal garantere, at de ikke benytter sig af børnearbejde eller tvangsarbejde som del af deres produktion, og at produktionen ellers overholder lovgivningen i det land, hvor leverandøren bor.

Indkøbsafdelingen har udarbejdet en erklæring, der skal underskrives af alle relevante leverandører, hvorved sådanne leverandører forpligter sig til at overholde ILO’s konventioner nr. 182 og nr. 138 vedr. børnearbejde.

Distributører og agenter må ikke deltage i bestikkelse eller ulovlig konkurrence i forbindelse med salg af vores produkter.

 

Aftaler med øvrige kontraherende parter

Aftaler indgået med vores forretningspartnere (nye aftaler eller efter revision af langtidsaftaler) skal indeholde bestemmelser om:

  • Handlinger eller udeladelser i strid med de krav, der er anført i dette program, udgør kontraktbrud på aftalen
  • Forretningspartnere er forpligtet til at informere Collectia A/S om hændelser, der potentielt udgør en overtrædelse af kravene.

I tilfælde af et kontraktbrud annullerer Collectia A/S forretningssamarbejdet med den pågældende forretningspartner.

 

Screen af eksterne parter

Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler skal årligt foretage en risikovurdering af vores forretningspartnere for at vurdere, hvorvidt disse retningslinjer skal pålægges især en eller flere virksomheder, eller om sådanne virksomheder skal underkastes en mulig kontrol i det omfang, der er hjemmel i den indgåede aftale.

 

Særlige risikoområder i relevante afdelinger

Den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler skal på årlig basis – eller ved ændringer af nuværende omstændigheder – foretage en risikovurdering af handlen med leverandører/distributører i specifikke lande og områder.

 

Implementering

Ansvar for at implementere og vedligeholde dette program

Virksomhedens økonomidirektør er ansvarlig for at implementere og vedligeholde programmet.

Økonomidirektøren kan uddelegere ansvaret for den daglige opfølgning og vedligeholdelse.

 

Den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler

En særlig øverste ansvarlig for håndhævelse af handelsaftaler kan udnævnes, som er ansvarlig for at viderekommunikere dette program til nye medarbejdere i forhold til enhver opfølgning for overholdelse af programmet og til revidering af programmet og de underliggende politikker.

Alle medarbejdere, uanset funktion, kan kontakte økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler direkte vedr. problemer, som er beskrevet i dette program.

Kontaktoplysninger: Opdaterede kontaktoplysninger på økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler er tilgængelige på vores intranet.

 

Medarbejdernes pligter

Som medarbejder hos Collectia A/S skal du læse og forstå de retningslinjer, der har betydning for dit fagområde

Det er din pligt at meddele økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler eller din nærmeste overordnede, hvis du modtager oplysninger, der viser, at en eller flere af dine kollegaer handler i strid med de fastsatte retningslinjer.

Eksempler på overtrædelser, som du skal indberette, er:

  • Modtagelse af eller tilbud om bestikkelse.
  • Misbrug af offentlige midler.
  • Diskriminerende opførsel fra ledelsen eller kollegaer.
  • Ydelse af mangelfulde tjenester, forsøg på at skjule manglerne.
  • Urigtig indberetning af anvendt tid eller priser på solgte varer.
  • Anden “illoyalitet” over for kunder eller forretningspartnere.
  • Anmodninger fra overordnet om urimelig adfærd – selv hvis en sådan anmodning blev afslået.

 

Vores indberetningspolitik

Enhver medarbejder er ansvarlig for at udføre sit job på en ærlig måde.

Alle er forpligtet til at søge rådgivning hos sin nærmeste overordnede, hvis der hersker tvivl om korrekt adfærd.

Alle medarbejdere, der ikke overholder reglerne i politikken eller undlader at indberette misbrug, kan forvente at blive udsat for disciplinære sanktioner.

Enhver medarbejder, der indberetter hændelser, opnår beskyttelse og dette gælder for dem, der handler i overensstemmelse med vores anmodninger.

Alle indberetninger, der indleveres i god tro, tages alvorligt og undersøges Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler har tavshedspligt over for alle andre end den øverste ledelse. Anmodninger om anonymitet efterleves i det omfang loven tillader det.

 

Procedurer til at introducere eller foretage ændringer i dette program

Programmet skal kommunikeres på medarbejdermøder og ved introduktionen af en ny medarbejder.

Programmet skal være tilgængeligt via vores intranet og sendes elektronisk til alle medarbejdere.

De retningslinjer, der påvirker leverandørerne, distributørerne og agenterne, skal gennemgås sammen med de pågældende parter, når de pågældende aftaler indgås eller forlænges.

 

Opfølgende handling, revision og kontrol

Ved hjælp af revision, skemalagt opfølgning og daglig kontrol gennemgår vi, om reglerne og kravene i dette program har den ønskede virkning.

Det er den øverste ledelses ansvar at vurdere, om programmet har den ønskede virkning og at orientere bestyrelsen på en sådan måde, at bestyrelsen bestemmer udfaldet af en sådan vurdering.

Indgåelsen af nye kontrakter eller fastsættelsen af nye forretningsprocedurer underkastes en risikovurdering, og alle retningslinjer mv. skal i denne forbindelse revideres som en konsekvens heraf.

Nye risikovurderinger skal udføres, hver gang hændelser rapporteres.
Kampagner skal iværksættes regelmæssigt og mindst hvert andet år for at øge kendskabet til retningslinjerne og tilskynde medarbejderne til at indsende deres rapporter, hvis det er nødvendigt.

 

Fremgangsmåde ved mistanke om manglende overholdelse af programmet

Økonomidirektørens/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftalers arbejdsopgaver ved mistanke om manglende overholdelse:

  • Underretning af direktionen
  • Underretning af den eksterne revisor, hvis det er nødvendigt

Direktionen skal inden for 48 timer af modtagelsen af underretningen oprette en undersøgelsesgruppe, som følger op på underretningen. Afhængigt af den forhåndenværende sag skal direktionen også tage stilling til dens praktiske fremgangsmåde, herunder:

  • Interviews mv., deres form og indhold.
  • Ekstern konsulenthjælp.
  • Beskyttelse af en whistle-blower.
  • Udvisning af respekt for og beskyttelse af den “mistænkte”.
  • Præventive foranstaltninger: Forhindring af den uretfærdige og uønskede aktivitet
  • Fuldførelse af undersøgelsen.
  • Indberetning.

Direktionen skal underrette bestyrelsen om enhver væsentlig hændelse eller indberetning af hændelser, der kan påvirke virksomhedens omdømme.

 

Opfølgning handling på hændelser

I tilfælde af væsentlige hændelser underlagt programmet skal økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler fremsætte henstilling til direktionen om, at programmet eller kravene/retningslinjerne skal ændres.

Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler skal i henhold til omstændighederne påbegynde eller uddanne sit kernepersonale for at undgå gentagelser.

 

Dokumentation af kontrol – foranstaltninger

Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler er ansvarlig for at dokumentere vores indsats og niveau for så vidt angår overholdelse ved at opbevare al relevant dokumentation såsom:

  • Kontrollister.
  • Skriftlig indberetning.
  • Beskrivelse af vedtagne foranstaltninger.

 

Procedure for vedtagelse og ændringer

Politikken og enhver ændring af politikken skal vedtages af bestyrelsen for Collectia A/S.

 

 

Godkendt af bestyrelsen, Februar 2021.