Anti slavery policy

Bestikkelse: At love, tilbyde eller, indirekte eller direkte, at give en forretningspartner eller tjenestemand en unødig fordel med henblik på at opnå eller beholde forretning, opnå en unødig eller upassende fordel eller påvirke en handling eller beslutning, som er truffet af en forretningspartner eller tjenestemand, når han eller hun handler i embedsmedfør eller myndighedsfunktion.

Betalingsfremkyndelse: Små betalinger til tjenestemænd med det formål at fremskynde eller lette den offentlige ansattes udførelse af en rutinemæssig handling hos myndighederne.

Gaver og underholdning: Alt af værdi, herunder ekstraordinære rabatter, lån, kontanter, fordelagtige vilkår for ethvert produkt eller enhver tjeneste, tjenester, præmier, transport, brug af virksomhedens biler eller feriefaciliteter, aktier eller andre værdipapirer, deltagelse i aktietilbud, biletter til forestillinger eller sportsbegivenheder eller gavekort. Dette er blot nogle af de potentielt uendelige eksempler.

Tjenestemand: Enhver tjenestemand, medarbejder eller person, der handler i myndighedsfunktion eller på vegne af en myndighed, herunder enhver enhed kontrolleret af myndighederne.

Rutinemæssig handling fra myndighederne: En handling, der almindeligvis eller ofte udføres af en tjenestemand i forbindelse med hans eller hendes almindelige officielle pligter. Af eksempler kan nævnes: opnåelse af tilladelser, licenser eller andre officielle dokumenter for at kvalificere et menneske til at drive erhvervsvirksomhed i et bestemt område, behandling af visa fra myndighederne; sikring af politibeskyttelse, afhentning og levering af post eller telefontjenester og lignende handlinger.

Unødig: Noget, som ikke er optjent eller berettiget under ens normale pligter, eller som er alt for overdådigt, omstændighederne taget i betragtning.

Det er sædvanlig og almindelig accepteret praksis i mange forretningsforhold at tilbyde og modtage gaver og underholde forretningspartnere. Det er dog ulovligt at bestikke en forretningspartner eller tjenestemand.

En bestikkelse kan antage mange former: At forære noget af værdi – hvad enten det er et honorar, en væsentlig gave, overdådig underholdning, kontanter eller naturalydelser – kan udgøre bestikkelse, hvis det forærede gives bevidst for at påvirke modtagerens adfærd med opnåelse af forretningsfordele for øje. Det at forære noget af værdi er forkert og ulovligt, hvis gaven, pengene mv. er et forsøg på at overtale forretningspartneren eller tjenestemanden til at opføre sig eller at lade være med at opføre sig i overensstemmelse med hans eller hendes jobfunktion – eller på en måde, som giver den person eller virksomhed, der tilbyder bestikkelsen, upassende fordele.

En bestikkelse er forkert og ulovlig, hvad enten den gives direkte eller indirekte. Indirekte bestikkelse inkluderer betalinger, der foretages gennem tredjeparter, som arbejder på vegne af Collectia Group. Informer altid din nærmeste overordnede, hvis du har mistanke om, at en medarbejder, agent eller distributør er involveret i bestikkelse, enten direkte eller indirekte.

I nogle lande er betalingsfremskyndelse tilladt i henhold til lokal lovgivning og tradition. Sådanne betalinger er dog ikke tilladte i henhold til denne politik.

Relationer til leverandører og kunder skal udelukkende baseres på fornuftige forretningsbeslutninger og redelige handlemåder. At tilbyde og modtage en beskeden gave og invitere forretningspartnere på restaurant og ligeledes modtage sådanne invitationer kan styrke gode relationer og dermed forretninger, men gaver og underholdning kan også skabe interessekonflikt.

En medarbejder hos Collectia Group må aldrig tilbyde eller forære en gave, underholdning eller noget af værdi, hvis den/det er:

• Ulovlig(t)
• Kendt for at være i strid med reglerne i modtagerens organisation
• Kontanter eller lig kontanter
• Usmagelig, seksuelt orienteret eller på anden måde er i strid med Collectia Groups virksomhedsværdier
• Givet til gengæld for noget, som modtagerne har lovet, giver eller gør eller som led i en aftale for at gøre hvad som helst til gengæld for gaven eller underholdningen.

Det er ikke tilladt at modtage gaver og underholdning af en betydelig størrelse eller ekstravagant underholdning fra leverandører, fordi dette måske er eller kan ses som et forsøg på at påvirke Collectia Groups medarbejderes forretningsbeslutninger. Sådanne gaver bør høfligt afleveres tilbage og invitationer afslås på en respektfuld måde.

Visse typer gaver og former for underholdning bør aldrig modtages, fordi de enten er reelt eller tilsyneladende forkerte. En medarbejder hos Collectia Group må aldrig:

• Modtage en gave eller underholdning, der kan være ulovlig eller resultere i overtrædelse af loven
• Modtage en gave i form af kontanter eller tilsvarende likvide midler (såsom gavekort, lån, aktier, aktieoptioner) eller
• Modtage eller bede om noget, hvis medarbejderen hos Collectia modtager det for noget, medarbejderen har lovet, giver eller gør eller som led i en aftale om at gøre noget til gengæld for gaven eller underholdningen.

Hver gang en gave eller noget underholdning gives til en forretningspartner, skal dette indføres i regnskaberne. Optegnelsen skal udtrykkeligt påpege udgiftens type og formål, og optegnelsen skal bevares.

Hvidvaskning af penge defineres generelt som deltagelse i handlinger, der foretages for at dække over eller skjule sandheden om provenu fra kriminalitet på en måde, som får provenuet til at ligne indtægter af lovlig oprindelse eller fra lovlige aktiver.

Det er virksomhedens politik at forbyde og forebygge hvidvaskning af penge og enhver handling, der fremmer hvidvaskning af penge eller finansierer terror- eller kriminelle handlinger ved at overholde alle gældende krav i henhold til loven om bekæmpelse af hvidvaskning af penge (AML) og dens implementerede bestemmelser.

Hos Collectia Group kræver vi, at nye kunder underskriver vores ESG-regler/etiske adfærdskodeks som led i vores procedurer om skærpede legitimationskrav. Selv om denne underskrift ikke er direkte forbundet med hvidvaskning af penge, antager vi, at den i nogen grad hindrer potentielle kunder, der har i sinde at misbruge Collectia Group til hvidvaskning af penge, i at blive godkendt. Det etiske kodeks, som nye kunder skal overholde, lyder således:

• Kundens produkt/tjeneste må ikke være ulovlig(t) eller i strid med offentlighedens interesser
• Kunden må ikke benytte sig af børnearbejde
• Kunden sælger ægte produkter/tjenester, som er tydelige for kunden
• Kunden skal betale sine ansatte den aftalte mindsteløn

Eftersom Collectia Group er en inkassovirksomhed, har vi endvidere besluttet, at vi ikke samarbejder med kunder, der tager for høje renter og gebyrer. Vi anser for høje renter og gebyrer for at overskride:

• de lovlige grænser og
• vores egen vurdering af, hvad der er en rimelig samlet kompensation for renter og gebyrer under hensyntagen til lånets størrelse, låneperioden, kreditkontrollen, som vores kunde udfører, og kundens almindelige omdømme.

Sidstnævnte betingelse er baseret på en vurdering af vores øverste ledelsesgruppe i Collectia Group. Vurderingen af renter og gebyrer udføres i forhold til alle nye kunder, før vi indgår et samarbejde med sådanne nye kunder.

Minimumskravene til identifikation (KYC) – Kommercielle konti.

Ifølge vores ERP-system, CollectIT, findes der et antal dataposter, som er påkrævet for alle nye kunder. De vigtigste oplysninger lyder som følger:

• Navn
• Komplet faktureringsadresse (gadenavn og husnummer, postkode)
• Telefonnummer, kontaktperson, e-mail
• CVR-nummer
• Bankkontooplysninger

Minimumskrav til identifikation – Forbruger, virksomhed eller selskab.

I henhold til international lovgivning om hvidvaskning af penge modtager Collectia A/S ikke kontantbetalinger på 20.000 DKK eller mere som betaling, heller ikke hvis betalingen er foretaget som en enkelt betaling, eller hvis betalingen er opdelt i flere små betalinger, som er knyttet til den samme kunde. Collectia A/S modtager regelmæssige kontantbetalinger, så længe hver transaktion er under 20.000 DKK. Collectia A/S accepterer ikke, at en kunde bevidst deler en transaktion på i alt 20.000 DKK eller derover op i flere små ordrer/transaktioner for at holde beløbet under den fastsatte grænse. Alle transaktioner over 20.000 DKK skal foretages via en bankoverførsel.

Vi anvender et professionelt ERP-system, som er integreret med vores Active Directory. Dette betyder, at enhver godkendt person har adgang til systemet, og de kan kun gå ind i funktioner inden for det sikkerhedsområde, som de er tildelt. Bankinterface bruger tofaktorgodkendelse.

Aftaler indgået med vores forretningspartnere (nye aftaler eller efter revision af langtidsaftaler) skal indeholde bestemmelser om:

• Handlinger eller udeladelser i strid med de krav, der er anført i dette program, udgør kontraktbrud på aftalen
• Forretningspartnere er forpligtet til at informere Collectia A/S om hændelser, der potentielt udgør en overtrædelse af kravene.

I tilfælde af et kontraktbrud annullerer Collectia A/S forretningssamarbejdet med den pågældende forretningspartner.

Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler skal årligt foretage en risikovurdering af vores forretningspartnere for at vurdere, hvorvidt disse retningslinjer skal pålægges især en eller flere virksomheder, eller om sådanne virksomheder skal underkastes en mulig kontrol i det omfang, der er hjemmel i den indgåede aftale.

En særlig øverste ansvarlig for håndhævelse af handelsaftaler kan udnævnes, som er ansvarlig for at viderekommunikere dette program til nye medarbejdere i forhold til enhver opfølgning for overholdelse af programmet og til revidering af programmet og de underliggende politikker.

Alle medarbejdere, uanset funktion, kan kontakte økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler direkte vedr. problemer, som er beskrevet i dette program.

Kontaktoplysninger: Opdaterede kontaktoplysninger på økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler er tilgængelige på vores intranet.

Som medarbejder hos Collectia A/S skal du læse og forstå de retningslinjer, der har betydning for dit fagområde

Det er din pligt at meddele økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler eller din nærmeste overordnede, hvis du modtager oplysninger, der viser, at en eller flere af dine kollegaer handler i strid med de fastsatte retningslinjer.

Eksempler på overtrædelser, som du skal indberette, er:

• Modtagelse af eller tilbud om bestikkelse.
• Misbrug af offentlige midler.
• Diskriminerende opførsel fra ledelsen eller kollegaer.
• Ydelse af mangelfulde tjenester, forsøg på at skjule manglerne.
• Urigtig indberetning af anvendt tid eller priser på solgte varer.
• Anden “illoyalitet” over for kunder eller forretningspartnere.
• Anmodninger fra overordnet om urimelig adfærd – selv hvis en sådan anmodning blev afslået.

Økonomidirektørens/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftalers arbejdsopgaver ved mistanke om manglende overholdelse:

• Underretning af direktionen
• Underretning af den eksterne revisor, hvis det er nødvendigt

Direktionen skal inden for 48 timer af modtagelsen af underretningen oprette en undersøgelsesgruppe, som følger op på underretningen. Afhængigt af den forhåndenværende sag skal direktionen også tage stilling til dens praktiske fremgangsmåde, herunder:

• Interviews mv., deres form og indhold.
• Ekstern konsulenthjælp.
• Beskyttelse af en whistle-blower.
• Udvisning af respekt for og beskyttelse af den “mistænkte”.
• Præventive foranstaltninger: Forhindring af den uretfærdige og uønskede aktivitet
• Fuldførelse af undersøgelsen.
• Indberetning.

Direktionen skal underrette bestyrelsen om enhver væsentlig hændelse eller indberetning af hændelser, der kan påvirke virksomhedens omdømme.

I tilfælde af væsentlige hændelser underlagt programmet skal økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler fremsætte henstilling til direktionen om, at programmet eller kravene/retningslinjerne skal ændres.

Økonomidirektøren/den øverste ansvarlige for håndhævelse af handelsaftaler skal i henhold til omstændighederne påbegynde eller uddanne sit kernepersonale for at undgå gentagelser.