X

Generelle betingelser

Generelle betingelser og vilkår

Her kan du læse de generelle betingelser og vilkår for brugen af collectia.dk.
Spørgsmål omkring opsigelse og afregning bliver bl.a. besvaret her.

Disse generelle betingelser er gyldige fra d. 27. december 2023 og erstatter alle tidligere versioner.

1. Aftalen

1.1. Aftalen mellem parterne består af nærværende generelle betingelser, prisliste og evt. samarbejdsaftale, som er gældende for overdragelse af sager til behandling hos Collectia A/S, CVR.nr. 20015381.

1.2. I det følgende vil aftaleparterne blive omtalt som henholdsvis ”Collectia”, ”Kunden” og tilsammen ”Parterne”. Kundens kunde, som skylder penge, omtales som ”Debitor”.

1.3. Collectia er berettiget til at foretage ændringer, som er til fordel for Kunden, uden varsel. Dette medfører ikke særlig opsigelsesadgang.

1.4. Collectia er berettiget til at foretage øvrige ændringer i aftalen med 30 dages varsel den e-mailadresse, som er anført eller oplyst på evt. samarbejdsaftale, via integrationsløsning eller klientwebben, som Collectia stiller til rådighed for Kunden.

1.5. Hvis ændringen er væsentlig, er Kunden berettiget til at opsige Aftalen indtil ændringen træder i kraft og med virkning fra ændringens ikrafttræden. Prisstigninger på 5 % årligt anses ikke for at være en væsentlig ændring af aftalen. Tilbagekaldelse af sager faktureres iht. prislisten.

1.6. Enhver fravigelse af aftalens vilkår skal ske i et skriftligt tillæg til Aftalen.

2. Collectias forbehold

2.1. Collectia behandler ikke sager, som efter en vurdering af kravet, den konkrete Klient eller Debitor, er til skade for Collectias omdømme, er i strid med god inkassoskik, eller hvis der er en interessekonflikt. Kunden kan ikke kræve en konkret begrundelse.

2.2. Collectia kan ligeledes ikke behandle sager, hvis Kunden ophører i CVR, tages under tvangsopløsning, konkurs eller overdrager sagen til tredjemand til eje eller inddrivelse.

2.3. Collectia kan kun overtage en sag hvis

  • kravet er forfaldent til betaling,
  • der er tale om et legitimt krav,
  • Debitor var myndig (ikke under værgemål eller under 18 år) på tidspunktet for gældens etablering, og
  • Debitor ikke er død eller under konkurs, rekonstruktion, tvangsopløsning eller gældssanering.

2.4. Hvis der er uenighed om kravet, kan sagen kun overdrages jf. pkt. 7.

3. Overdragelse af sager

3.1. Kunden skal overdrage sager via klientwebben eller integrationsløsning og skal sikre at fornødne og korrekte oplysninger overdrages som anvist. Sagen kan kun overdrages på anden vis, hvis det udtrykkeligt er aftalt med Collectia.

3.2. Kravet skal være opgjort korrekt iht. lovgivningen og med fradrag af eventuelle indbetalinger og kreditnotaer.

3.3. Dokumentation for kravet overdrages samtidig med oprettelsen – som minimum fakturakopi(er).

3.4. Hvis Debitor er under værgemål ved sagsoverdragelsen, skal kontaktoplysninger til værgen oplyses.

3.5. Hvis Debitor er repræsenteret af advokat ved sagsoverdragelsen, skal kontaktoplysninger til advokaten oplyses.

4. Kundens særlige forpligtelser

4.1. Kunden er forpligtet til at sikre, at der er sendt lovpligtigt inkassovar sel til Debitor, inden sagen overdrages til Collectia, medmindre andet er skriftlig aftalt.

4.2. Når et krav nærmer sig forældelse, skal Kunden give besked om hvorvidt Collectia skal indbringe sagen for retten, for at afbryde forældelsen.

4.3. Kunden må ikke gå i dialog med Debitor om sagen, så længe sagen behandles hos Collectia, eller dennes samarbejdspartner, og Debitor skal derfor henvises til at tage kontakt til Collectia. Hvis Kunden fortsætter sin dialog med Debitor, efter overdragelse af sagen til Collectia, vil sagen betragtes som tilbagekaldt af Kunden og faktureres iht. prislisten.

4.4. Hvis Kunden modtager en direkte betaling fra Debitor, er Kunden forpligtet til hurtigst muligt og senest 7 dage fra modtagelse af betalingen, at informere Collectia om betalingsbeløbet og betalingsdatoen. Hvis Kunden på baggrund af betalingen afslutter sagen eller ikke rettidigt informerer Collectia om betalingen, vil sagen betragtes som tilbagekaldt af Kunden, uanset om den er helt eller delvist betalt samt blive faktureret iht. prislisten.

4.5. Kunden skal straks informere Collectia, hvis Kundens stamdata eller driftsstatus ændres jf. CVR.

5. Rykkerservice

5.1. Hvis Kunden har tilvalgt, at Collectia skal sende rykkerskrivelse, herunder lovpligtigt inkassovarsel, beslutter Collectia hvor mange der skal sendes, så længe det er iht. lovgivningen.

5.2. Hvis Debitor udtrykker uenighed under forløbet, stoppes rykkerservicen, og sagen behandles iht. pkt. 9.

5.3. Efter endt rykkerforløb, uden fuld betaling, fortsætter sagen med inkassoservice.

5.4. Collectia opkræver i videst muligt omfang renter og gebyrer, herunder ét kompensationsgebyr pr. faktura ved erhvervsaftaler. Disse beløb bliver en del af sagen, og skal også betales for at sagen kan afsluttes som fuldt ud betalt.

5.5. Afregning af Collectias service sker iht. prislisten.

6. Inkassoservice

6.1. Collectia tilrettelægger og håndterer inkassoforløbet.

6.2. Hvis Debitor udtrykker uenighed under forløbet, stoppes inkassoservicen, og sagen behandles iht. pkt. 9.

6.3. Når Collectia har gennemført inkassoservicen, uden at opnå betaling eller afdragsordning, har Kunden mulighed for at

  1. sende sagen i retten, eller
  2. få sagen overdraget til overvågning

Sagen overgår automatisk til overvågning ved manglende svar fra Kunden.

6.4. Collectia opkræver i videst muligt omfang renter, omkostninger og gebyrer, herunder ét kompensationsgebyr pr. faktura ved erhvervsaftaler. Disse beløb bliver en del af sagen og skal også betales, for at sagen kan afsluttes som fuldt ud betalt.

6.5. Afregning af Collectias service sker iht. prislisten

7. Uenighed opstået før sagsoverdragelse

7.1. Hvis Debitor er uenig i at skulle betale hele eller dele af kravet, skal al dokumentation på sagen overdrages med oplysning om uenigheden, inklusive eventuelle e-mailkorrespondancer, SMS-beskeder og lignende.

7.2. Collectia sender stævningsvarsel til Debitor, hvorefter stævning indgives til retten iht. prislisten, så retten kan træffe afgørelse om uenigheden.

7.3. Afregning af Collectias service sker iht. prislisten.

8. Behandling af sager med fundamenter

8.1. Kunden kan overdrage sager som allerede har opnået skylderklæring, gældsbrev, frivilligt forlig, dom/2. påtegning eller øvrige fundamenter, der kan sendes direkte i fogedretten.

8.2. Fundamentet skal overdrages samtidig med sagsoprettelsen.

8.3. Sagen startes i overvågning, se pkt. 11.

8.4. Afregning af Collectias service sker iht. prislisten.

9. Uenighed opstået i rykker- eller inkassoservice

9.1. Hvis Debitor udtrykker uenighed, og derved har indsigelse mod kravet, sender Collectia indsigelsen videre til Kunden. Kunden skal besvare Collectias henvendelse inden for 14 dage, og besvarelsen skal være fyldestgørende og i et format, som Collectia kan videresende til Debitor.

9.2. Medmindre Debitor betaler, eller frafalder sin indsigelse kan sagen kun fortsætte med indgivelse af stævning til retten iht. prislisten, så retten kan træffe afgørelse om uenigheden. Alternativt må Kunden tilbagekalde sagen. Kunden skal besvare Collectias henvendelse om sagens videre forløb inden for 14 dage.

9.3. Besvarer Kunden ikke henvendelsen rettidigt, betragtes sagen som tilbagekaldt af Kunden og sagen faktureres iht. prislisten.

10. Død, konkurs, tvangsopløsning, rekonstruktion & gældssanering

10.1. Collectia kan anmelde kravet iht. prislisten.

10.2. Hvis ikke Collectia skal anmelde kravet, vil sagen blive afsluttet.

11. Overvågning

11.1. Sagen overgår automatisk til overvågning hvis

  • sagen er overdraget med fundament,
  • sagen ikke sendes i retten efter endt inkassoservice,
  • sagen har været i retten uden at det har resulteret i en betalingsaftale eller en fuld indfrielse af sagen, eller
  • en betalingsaftale indgået i retten misligholdes.

11.2. Når en sag overgår til overvågning, betyder det, at Collectia monitorerer sagen. Hvis der er indikationer på bedring i Debitors økonomi, vil Collectia vurdere hvilket inddrivelsesskridt, der herefter er det mest optimale.

11.3. Afregning af Collectias service sker iht. prislisten. Bemærk, at Collectia er berettiget til provision af betalt hovedstol i overvågning.

12. Service i udlandet

12.1. Hvis Debitor er bosiddende i udlandet, kan Collectia overdrage sagen til en udenlandsk samarbejdspartner iht. prislisten.

12.2. Collectia er ikke forpligtet til at overgive sager til udenlandsk samarbejdspartner.

13. Retlig inkasso

13.1. Hvis Kunden har godkendt at sagen sendes i retten, faktureres Kunden iht. prislisten.

13.2. Det er en forudsætning at Kunden overdrager relevant materiale, så sagen kan behandles.

13.3. Kunden kan til enhver tid tilbagekalde sagen og anmode Collectia om, at sagen stoppes i retten. Bemærk tilbagekaldelsesomkostning iht. prislisten.

13.4. Hvis Debitor udtrykker uenighed, vil indsigelsen blive sendt til Kunden som skal besvare Collectias henvendelse samt tage stilling til sagens videre forløb, indenfor den frist som Collectia meddeler. Hvis Kunden ikke besvarer rettidigt, vil Collectia udtræde af sagen og anse den som tilbagekaldt. Kunden gøres særligt opmærksom på, at Kunden i så fald selv skal håndtere forløbet i retten, da retssagen ikke stoppes ved Collectias udtræden. Kunden vil blive faktureret iht. prislisten.

13.5. Collectia vurderer om sagen skal behandles af ekstern advokatsamar- bejdspartner eller i eget regi. Hvis sagen behandles hos ekstern samarbejdspartner, sættes sagen i bero hos Collectia indtil afgørelsen.

13.6. Hvis sagen bliver forligt og betalt i retten, vil Kunden blive faktureret iht. prislisten.

13.7. Hvis en sag tabes eller ikke kan godkendes i retten, afsluttes sagen og Kunden faktureret tilbagekaldelsesomkostning iht. prislisten.

14. Fuldmagt

14.1. Kunden giver fuldmagt til at Collectia kan repræsentere Kunden i overdragne sager i forbindelse med sagsbehandling, i fogedretten, i civilretten, og til at kommunikere med øvrige instanser, Debitors repræsentanter m.fl., hvis sagen giver anledning dertil.

14.2. Collectia er berettiget til at indgå afdragsordninger med Debitor. Afdragsordning indgås efter Collectias skøn, dog med mindst kr. 100 i måneden.

14.3. Collectia er berettiget til at registrere og slette Debitorer i gældsregistre på vegne af Kunden.

14.4. Collectia må akkordere/nedskrive Kundens oprindelige krav (hovedstol) med op til 25 % og alle renter, gebyrer og omkostninger med op til 100 %, hvis sagen er i overvågning.

14.5. Collectia må akkordere/nedskrive Kundens oprindelige krav (hovedstol) med op til 50 % og alle renter, gebyrer og omkostninger med op til 100 %, hvis sagen er i overvågning, der er 3 måneder til forældelsen indtræder, og Kunden ikke ønsker sagen i retten.

14.6. Uanset akkordering er Collectia berettiget til betaling og provision iht. prislisten.

15. Pris og betalingsvilkår

15.1. Collectia fakturerer iht. den til enhver tid gældende prisliste og iht. prisaftaler indgået med eller vedrørende samarbejdspartnere, herunder også advokatsamarbejdspartnere og udenlandske samarbejdspartnere.

15.2. Hvis Collectia opkræves gebyrer fra tredjemand i forbindelse med Debitors betaling(er), vil disse blive viderefaktureret til Kunden som udlæg.

15.3. Hvis betalingen iht. fakturaopkrævningen ikke sker rettidigt, opkræver Collectia renter med 2 % pr. påbegyndt måned.

15.4. Collectia modregner i eventuelle indbetalte beløb.

16. Afregning af betalte beløb fra Debitor

16.1. Betaling fra Debitor fordeles i følgende rækkefølge:

  1. Rykkergebyr(er) pålagt af Collectia, Inkassogebyr, inkassoomkostninger, omkostninger tilkendt af retten, mødesalærer, og kompensationsgebyr(er)
  2. Udlæg til tredjemand
  3. Renter
  4. Rykkergebyr(er) pålagt af Kunden
  5. Hovedstol (fakturabeløb)

16.2. Retlige omkostninger til dækning af repræsentation tilfalder Collectia.

16.3. Hvis retten tilkender omkostninger i en sag som behandles udenfor småsagsprocessen, og tilkender omkostninger, der væsentligt overstiger almindelige inkassotakster, vil Collectia dog alene opkræve rimeligt salær efter Collectias skøn.

16.4. Collectia afregner inddrevne beløb én gang om måneden.

16.5. Når Collectia er berettiget til provision vil dette blive modregnet i indbetalte beløb og Kunden vil få tilsendt en faktura. Kunden kan herefter søge om at få momsrefusion hos SKAT, hvis Kunden er momsregistreret

Dette gælder også hvis indbetalingen fra Debitor sker direkte til Kunden.

17. Tilbagekaldelse af sager og tilbagekaldelsesomkostninger

17.1. Udover de situationer, der er omtalt i pkt. 4 anses en sag som tilbagekaldt hvis

  • Kunden skriftligt tilbagekalder eller stopper en sag,
  • Kunden modtager betaling, eks. hovedstol (fakturabeløb), og vælger at Collectia ikke skal fortsætte inddrivelsen af sagen,
  • Kundens sag tabes eller ikke godkendes af retten,
  • Kunden sælger en sag til tredjemand,
  • Kunden har overdraget sagen til inkassoservice hos tredjemand,
  • Kunden ikke svarer rettidigt på Collectias henvendelse,
  • Kunden ikke godkender omkostninger forbundet med inddrivelse i udlandet, eller
  • Kunden udviser uhæderlig adfærd.

17.2. Hvis sagen tilbagekaldes eller stoppes, faktureres Kunden tilbagekaldelsesomkostninger iht. prislisten.

17.3. Kunden faktureres bestilte og endnu ikke afregnede ydelser uanset årsag for tilbagekaldelse, herunder eventuelle aftalte provisioner iht. prislisten.

18. Kommunikation

18.1. Kunden får adgang til Collectias Klientweb straks efter indgåelse af Aftalen. Kunden får tilsendt adgang og vælger derefter selv password, som er personligt og fortroligt, og brugeren må derfor ikke udlevere det til tredjemand.

18.2. Al skriftlig kommunikation mellem Parterne sker via Collectias klientweb af hensyn til GDPR og tavshedspligt.

18.3. Kunden forpligter sig til løbende at besvare henvendelser hurtigst muligt eller indenfor den eventuelle frist, som er angivet i henvendelsen.

18.4. Collectia er berettiget til uden varsel at spærre Kundens adgang til klientwebben ved Kundens manglende betaling, af sikkerhedsmæssige årsager, ved misbrug eller hvis aftalen ophører. Det er derfor også Kundens ansvar, at Collectia til enhver tid er i besiddelse af en kontaktbar e-mailadresse og et telefonnummer til Kunden.

19. Brug af referencer

19.1. Collectia og Kunden kan efter gensidig skriftlig aftale anvende hinanden som reference i reklame- og markedsføringsøjemed.

20. Ansvarsfraskrivelse

20.1. I tilfælde, hvor Kunden vil fremsætte erstatningskrav mod Collectia, skal Kunden skriftligt reklamere over forholdet senest 14 dage fra kendskab til den ansvarspådragende handling. I modsat fald bortfalder Kundens ret til erstatning.

20.2. Collectia kan kun drages til ansvar for Kundens direkte og dokumenterbare tab.

20.3. Collectias erstatningsansvar kan ikke overstige 10.000 kr. pr. ansvarspådragende handling.

20.4. Collectia kan ikke drages til ansvar for tastefejl i eget IT-system og tab af data/dokumentation, herunder fysiske og elektroniske dokumenter, som følge af simpel uagtsomhed.

20.5. Collectia kan ikke drages til ansvar for at en sag forælder, medmindre Kunden forinden har givet instruks om at indbringe sagen for retten.

20.6. Collectia kan ikke drages til ansvar for hændelser som følge af force majeure, herunder men ikke begrænset til oversvømmelse, brand, terror- og krigshandlinger, strejke/lockout, tele- og netværksnedbrud, hacking, virus, spy- og malware og epidemi/pandemi.

20.7. Eventuelle fejl og mangler i forbindelse med Collectias behandling af sagen udgør ikke en mangel eller misligholdelse, hvis Collectia kan udbedre fejlen eller manglen inden for 2 måneder fra fejlen eller manglen blev konstateret.

21. Overdragelse af aftalen

21.1. Parterne må kun overdrage deres rettigheder og forpligtelser i tilfælde af virksomhedsopkøb, fusion eller hvis den anden part giver samtykke.

22. GDPR

22.1. Collectia er dataansvarlig for data og oplysninger, der behandles i forbindelse med sine services efter denne aftale.

22.2. Parterne er forpligtet til at sikre god skik for håndtering af data og oplysninger.

22.3. Hvis Kunden er en enkeltmandsvirksomhed eller andet selskab med personlig hæftelse, er Collectia berettiget til at opbevare og behandle vedkommendes navn, adresse, CPR-nummer, telefonnummer, e-mail
m.m. Collectia er ligeledes berettiget til at opbevare og behandle oplysninger om den person, som har tiltrådt Parternes aftale.

22.4. Med henblik på at sikre bedst mulig inddrivelse, er Collectia berettiget til at udveksle indsamlet persondata i det omfang, det er sagligt begrundet, herunder videregive oplysninger til Collectias samarbejdspartnere.

23. Opsigelse

23.1. Opsigelse skal ske skriftligt via e-mail til salg@collectia.dk.

23.2. Opsigelse over for Collectia sker fra en ansat hos Kunden med beslutningskompetence (stillingsfuldmagt). Endvidere skal det fremgå, om opsigelsen gælder en enkelt eller eventuelt flere indgåede aftaler med Collectia.

23.3. Kunden kan ikke betragte aftalen som værende opsagt, før en bekræftelse på opsigelse er modtaget fra Collectia. Collectia skal svare senest 14 dage fra modtagelsen.

23.4. I tilfælde af opsigelse fra Kundens side, er Collectia berettiget til at færdigbehandle alle overdragne sager, medmindre Kunden tilbagekalder sagerne, hvilket faktureres iht. prislisten.

23.5. Inden aftaleophør kan Kunden rekvirere sagsdokumenter i Klientwebben, eller Parterne kan aftale metode og tidspunkt for udlevering af samme.

24. Misligholdelse

24.1. I tilfælde af at en af Parterne væsentligt misligholder aftalen, må den anden Part hæve aftalen ved skriftlig henvendelse. Ophævelsen har virkning når henvendelsen er kommet frem.

24.2. Hvis Collectia ophæver aftalen som følge af Kundens misligholdelse, vil Collectia stoppe sagsbehandlingen og betragte sagerne som tilbagekaldt af Kunden, hvilket faktureres iht. prislisten.

25. Lovvalg og værneting

25.1. Hvis der opstår uenighed mellem Parterne, skal uoverensstemmelsen først forsøges løst ved dialog og hvis uenigheden fortsat består, afgøres uenigheden efter dansk ret ved Retten i Glostrup.