Tilbudsskabelon

Mange selvstændige har behov for at lave et tilbud til deres kunder, så både kunden og virksomheden ved, hvad der skal sælges, til hvilken pris og under hvilke forhold.

Til dette formål kan det være en god idé at bruge en tilbudsskabelon. En tilbudsskabelon er med til at skabe de bedste rammer og forudsætninger, når du skal lave et tilbud.

Hvad er en tilbudsskabelon?

En tilbudsskabelon er en skabelon eller ramme, hvor den selvstændige kan indtaste alle relevante oplysninger om et tilbud.

Tilbudsskabelonen er med til at gøre arbejdet med at give tilbud nemmere og bidrager samtidig til at skabe ensartede rammer omkring tilbudsgivningen, så tilbuddet altid ser ens ud, og man ikke glemmer essentielle dele.

Hvilke krav er der til en tilbudsskabelon?

Der er grundlæggende ikke mange krav til at lave et tilbud, og i princippet kan et tilbud være alt fra en SMS eller mail til flere hundrede siders dokumentation og udbudsmateriale for arbejdets udførelse.

Vi anbefaler dog, at tilbuddet er tilstrækkeligt veldokumenteret i en tilbudsskabelon, så hverken køber eller sælger er i tvivl om timeforbrug, materialeforbrug eller handels- og leveringsbetingelser.

Som tommelfingerregel kan det siges, at jo mere kompleks en opgave er, desto bedre bør du som tilbudsgiver være, når tilbuddet skal gives, for at undgå uoverensstemmelser.

Du skal ligeledes være opmærksom på aftalelovens bestemmelser samt diverse love og regler om udbudsmateriale, hvis tilbuddet gives til offentlige myndigheder.

Hvorfor er det vigtigt at bruge en tilbudsskabelon?

Når du som selvstændig skal afgive et tilbud, kan det være fristende at sende en hurtig besked til kunden med pris og vilkår. Dog kan denne tilgang føre til forvirring og potentielle uoverensstemmelser længere nede ad vejen. Ved at bruge en tilbudsskabelon sikrer du, at alle nødvendige informationer er inkluderet, og du får dermed en professionel fremtoning.

En velstruktureret tilbudsskabelon hjælper dig med at undgå misforståelser, idet alle vigtige aspekter såsom pris, tidsramme og vilkår er tydeligt defineret. Dette giver både dig og kunden et klart billede af, hvad der skal leveres, og under hvilke betingelser. En skabelon kan desuden spare tid, da du nemt kan genbruge den til flere kunder med små tilpasninger, i stedet for at skrive nye tilbud fra bunden hver gang.

Hvordan laver man en tilbudsskabelon?

Der er mange måder at lave en tilbudsskabelon på, og den kan eksempelvis udvides i takt med, at virksomheden har behov for det.

Grundlæggende bør en tilbudsskabelon indeholde:

• Tilbudsgivers informationer
• Tilbudsmodtagers informationer
• Dato for tilbuddet
• Eventuel dato for acceptfrist
• Forventet antal timer/materialeforbrug
• Stykpris
• Samlet pris
• Eventuelle salgs- og handelsbetingelser

Sådan tilpasses en tilbudsskabelon til forskellige typer opgaver

Ikke alle opgaver er ens, og derfor kan det være en fordel at tilpasse din tilbudsskabelon afhængigt af opgavens omfang. For små opgaver kan en simpel skabelon med grundlæggende informationer være tilstrækkelig, mens større projekter ofte kræver en mere detaljeret beskrivelse af materialer, tidsforbrug og eventuelle milepæle.

Det er en god idé at oprette flere versioner af din tilbudsskabelon, så du har én skabelon til små opgaver, hvor overskuelighed og hurtig afklaring er i fokus, og en anden til mere komplekse opgaver, hvor der er behov for en dybere gennemgang af opgavebeskrivelse, prisstruktur og leveringsbetingelser. Dette gør det nemmere at matche dine tilbud til den enkelte kundes behov.