Automatisering af debitorstyringen – gevinster og faldgruber
Automatisering har for alvor gjort sit indtog i de danske bogholderier og i debitorstyringen.
Selvom teknologien langt fra er ny, har nyere versioner af ERP-systemer – som Microsoft Dynamics 365 Business Central – samt moderne regnskabsprogrammer som e-conomic, gjort det væsentligt lettere at tilføje og tilpasse funktioner. Med apps og add-ons kan virksomheder i dag uden store investeringer udnytte automatisering i både bogholderi og debitorhåndtering.
Hos Collectia ved vi, hvor meget automatisering kan bidrage til at skabe en lettere og mere produktiv hverdag. Mange opgaver, som tidligere krævede manuelle arbejdsgange, kan i dag klares 100 % automatisk.
I denne artikel sætter vi fokus på automatisering i debitorstyringen – med særligt blik på de fordele, du kan opnå, og de faldgruber, du skal være opmærksom på.
Læs også: Integrationer til Collectia
Generelt om automatisering i bogholderiet og debitorstyringen
Et bogholderi – og især et debitorbogholderi – er typisk præget af mange manuelle rutiner. Her kan automatisering gøre en markant forskel ved at reducere tidsforbruget og øge præcisionen i de daglige opgaver.
Med automatisering kan du enten helt eller delvist fjerne manuelle processer. Det kan fx være:
- Opfølgning på betalinger
- Udsendelse af kontoudtog
- Første og efterfølgende rykkerskrivelser
- Automatisk varsling om inkasso
Teknologien fungerer typisk ved, at en trigger udløser en bestemt handling – eller en hel række af handlinger.
Triggeren kan være tid, men også bestemte posteringer, ændringer i en kundes betalingsmønster eller andre relevante hændelser.
Et konkret eksempel kan være, at når der er gået et bestemt antal dage efter, at en faktura er sendt, kontrollerer systemet automatisk, om betalingen er modtaget. Hvis ikke, kan automatiseringen udsende en rykkerskrivelse – og i næste trin måske varsle inkasso.
Læs også: Hvordan teknologi kan forkorte tiden fra faktura til betaling
Gevinster ved indførsel af automatisering i debitorstyringen
Fordelene ved at indføre automatisering i bogholderiet er mange – og særligt i debitorstyringen kan gevinsterne være store.
De mest oplagte gevinster er:
- Tidsbesparelse: Opgaver, der normalt tager lang tid, klares automatisk, så bogholderen kan fokusere på andre opgaver.
- Skalerbarhed: Virksomheden kan håndtere flere kunder og fakturaer uden at tilføre flere ressourcer.
- Kvalitet: Ensartede processer og færre menneskelige fejl giver mere stabil styring.
- Kortere gennemløbstid: Betalinger følges op hurtigt og systematisk, hvilket styrker cash flow.
Flere gevinster ved automatisering i debitorstyringen
Der er også yderligere fordele, som kan være mindst lige så værdifulde:
- Bedre datakvalitet og indsigt: Automatisering giver et præcist overblik over betalingsmønstre, restancer og risikokunder.
- Forbedret kundeoplevelse: Professionel og struktureret kommunikation uden fejl eller forsinkelser.
- Compliance og dokumentation: Lovpligtige procedurer overholdes konsekvent, og al dokumentation gemmes automatisk.
- Stabil likviditet: Rettidig opfølgning giver et mere forudsigeligt cash flow.
Faldgruber ved automatisering i debitorstyringen
Selvom fordelene er mange, er det vigtigt at være opmærksom på de faldgruber, der følger med automatisering.
De mest almindelige udfordringer er:
- Manglende fleksibilitet: Systemerne følger faste regler, men kunder kan have behov for særlige betalingsvilkår.
- Fravær af menneskelig vurdering: Skal en vigtig kunde behandles på samme måde som en ny kunde? Systemer kan ikke foretage sådanne skøn.
- Integrationer der fejler: Hvis fx netbankintegrationer ikke virker, kan du tro, at processerne kører, selvom de er gået i stå.
- Uklare regler: Hvornår skal en automation udløses – altid efter et antal dage, eller først næste hverdag?
Flere faldgruber ved automatisering i debitorstyringen
Der er også andre risici, som virksomheder ofte undervurderer:
- Over-automatisering: For mange automatiserede processer kan fjerne den personlige kontakt, især i B2B.
- Skjulte omkostninger: Opsætning, integrationer og vedligeholdelse kræver ressourcer, der kan udhule gevinsten.
- Fejl der eskalerer: Hvor en manuel fejl rammer få kunder, kan en automatisk fejl ramme hundredvis på én gang.
- Modstand i organisationen: Medarbejdere kan frygte at miste opgaver eller kontrol, hvilket kan skabe modstand.
- Afhængighed af systemet: Jo mere du automatiserer, desto mere sårbar bliver virksomheden ved nedbrud eller fejl.
Konklusion
Automatisering i debitorstyring kan være en stærk hjælp til at effektivisere, frigive ressourcer og forbedre virksomhedens cash flow. Men succes afhænger af, hvordan automationerne bliver implementeret, og om de tilpasses virksomhedens behov.
Ved at være opmærksom på faldgruber som manglende fleksibilitet, dårlige integrationer, skjulte omkostninger og risikoen for over-automatisering, kan du sikre, at automatiseringen bliver et aktiv i dit bogholderi – og ikke en udfordring.
