Internationale inkassosager – faldgruber og best practice

Internationale inkassosager kan være komplekse. Hvert land har sine egne regler, kulturer og frister – men med den rette strategi og partner kan du sikre betaling i udlandet.

Danske virksomheder handler med udlandet som aldrig før. USA, Tyskland, Sverige og Kina er blandt de største eksportmarkeder, og det giver store muligheder – men også udfordringer, når betalingen udebliver.

Men hvordan sikrer du betaling, når kunden befinder sig i et helt andet land? Internationale inkassosager adskiller sig fra nationale ved, at du som kreditor skal navigere i andre landes lovgivning, kultur og forretningspraksis. Det kan hurtigt blive komplekst, og derfor er det vigtigt at kende faldgruberne – og de bedste praksisser.

Hvad dækker international inkasso over?

International inkasso – også kaldet udenlandsk inkasso – handler om inddrivelse af gæld på tværs af landegrænser. I praksis betyder det typisk, at du forsøger at få en udenlandsk kunde til at betale en ubestridt faktura.

En international inkassosag kan som regel opdeles i tre trin:

• Udenretlig inkasso – dialog og forhandling uden om retten.
• Retslig inkasso – hvis kravet må forfølges ved domstolene i debitors land.
• Fuldbyrdelse – når en dom skal gennemtvinges via lokale myndigheder.

De fleste sager løses i fase 1, hvor en lokal inkassopartner kan være særlig effektiv, fordi de kender sproget, lovgivningen og forretningskulturen.

Faldgruber ved international inkasso

Den største faldgrube er juraen. Der findes ingen global lovgivning, og hvert land har sine egne regler, procedurer og deadlines.

Eksempelvis kræver Danmark, at debitor varsles mindst 10 dage før en inkassoprocedure kan opstartes. I mange andre lande gælder lignende regler – men med væsentlige variationer.

Nogle lande har endda værktøjer, som vi ikke kender i Danmark, fx lønindeholdelse, hvor et inkassofirma kan sikre sig direkte adgang til debitors løn, indtil gælden er betalt.

Udfordringerne handler dog ikke kun om lovgivning, men også om kulturelle og praktiske forskelle:

• Betalingsfrister i udlandet kan være markant længere (ofte 60–120 dage).
• Internationale bankoverførsler kan tage 2–5 dage – længere end i Danmark.
• Nationale helligdage og bankdage varierer, hvilket kan forsinke betalinger.

Best practice – sådan øger du chancerne for betaling

Der findes ingen fælles international lovgivning for inkasso, så du er altid afhængig af reglerne i debitors hjemland. Netop derfor er det vigtigt at have en klar strategi. Her er nogle af de vigtigste best practices:

1. Start altid med dialog

En stor del af internationale sager kan løses uden at inddrage retssystemet. Ofte skyldes manglende betaling administrative fejl, lange betalingsrutiner eller kulturelle forskelle i forventningerne til betalingsfrister.

• Send en venlig rykker eller reminder på lokalt sprog.
• Ring til kunden og undersøg årsagen til den manglende betaling.
• Vær opmærksom på, at høflighedsformer og kommunikationsstil varierer meget fra land til land.

I mange lande kaldes dette “amicable collection” – og det er typisk den billigste og hurtigste vej til betaling.

2. Kend landets lovgivning og forretningskultur

Hvis dialogen ikke virker, er det afgørende, at du kender de formelle rammer i debitors land:

• Hvilke regler gælder for varsler og rykkerbreve?
• Hvor lang tid tager en retslig proces?
• Hvilke muligheder findes for tvangsfuldbyrdelse, fx lønindeholdelse eller beslaglæggelse af aktiver?

Samtidig spiller kultur og betalingspraksis en stor rolle. I Sydeuropa er lange betalingsfrister fx helt almindelige, mens Skandinavien er kendt for relativt korte betalingsrutiner.

3. Brug lokale specialister

At have en lokal partner er ofte nøglen til succes. Et inkassofirma med base i det pågældende land:

• Forstår sproget og forretningskulturen.
• Har adgang til nationale databaser og registre.
• Kender de konkrete processer og myndigheder.
• Dette øger både effektiviteten og sandsynligheden for, at du får dine penge hjem.

Dette øger både effektiviteten og sandsynligheden for, at du får dine penge hjem.

4. Tænk langsigtet

Selv når betalingen er udeblevet, bør du overveje relationen til kunden. Mange virksomheder ønsker at bevare samarbejdet, også selv om en sag har været sendt til inkasso.

Best practice er derfor at:

• Handle professionelt og respektfuldt i hele processen.
• Vælge partnere, der arbejder efter etisk forsvarlige metoder.
• Dokumentere al kommunikation, så du kan bruge erfaringerne i fremtidige handler.

5. Sørg for teknisk og juridisk forberedelse

En god praksis er at have styr på dokumentation og processer, inden sagen opstår. Det gør inkassoforløbet langt lettere:

• Sørg for klare kontrakter og betalingsbetingelser fra starten.
• Gem korrespondance og fakturaer digitalt.
• Vær opmærksom på internationale standarder for fakturering og betaling (fx IBAN og SWIFT).

Læs også: Sådan behandler vi dine kunder

Collectia og ECA – dit netværk i 180+ lande

Derfor er det en fordel at vælge en international spiller, der kan håndtere alt samlet for dig – med ét kontaktpunkt.

Som nævnt er der mange forhold at tage højde for i internationale inkassosager: forskellig lovgivning, kultur, betalingsfrister, dokumentation, GDPR og etiske standarder. For de fleste virksomheder kan det være både tidskrævende og uoverskueligt selv at håndtere.

Hos Collectia tilbyder vi netop dette one point of entry:

• Ét kontaktpunkt – uanset hvor i verden dine debitorer befinder sig
• Juridisk ekspertise kombineret med lokal tilstedeværelse gennem European Collectors Association (ECA) i mere end 180 lande
• Egne kontorer i Danmark, Sverige, Norge, Finland og Tyskland
• Overholdelse af lokal lovgivning, GDPR og etiske standarder
• Fuldt digitalt overblik i vores online platform, så du altid kan følge dine sager

Med Collectia slipper du for at jonglere mellem mange forskellige kontakter, advokater og inkassofirmaer – og får i stedet en samlet, effektiv og gennemsigtig løsning.

Konklusion

International inkasso kræver både juridisk indsigt, kulturel forståelse og de rette samarbejdspartnere. Med den rigtige tilgang – og et stærkt netværk – kan selv komplekse internationale sager løses effektivt.

Kontakt os i dag, og hør hvordan vi kan hjælpe dig med at få betaling hjem – uanset hvor i verden dine kunder befinder sig.

Læs også: Sådan får du succes med inkasso i udlandet (5 tips)