Faktura – Hvordan laver jeg en god faktura?
Er du erhvervsdrivende – ved du uden tvivl godt hvad en faktura er, enten sender du den selv, eller har din bogholder til det. Men hos Collectia får vi ofte spørgsmål til hvordan en god faktura laves, og vi ser fra tid til anden også et behov blandt vores kunder, af alle størrelser, for at få dette opfrisket. Mange har desværre ofte fejl på deres faktura, ofte så slemme, at fakturaen juridisk ikke er gyldig, og hvor inkasso bliver svært og til tider umulig, fordi fakturaen ikke er korrekt udfyldt.
Faktura – hvad er det?
En faktura er et jurdidisk dokument der dokumenterer et køb, typisk fra en erhvervsdrivende. Fakturaen indeholder grundlæggende informationer om hvad du har købt, og hvor meget du har købt af en specifik vare eller tjenesteydelse.
Fakturaen bruges af private som dokumentation for sit køb, og dermed for at kunne opretholde og bevise sit køb, i tilfælde af eksempelvis reklamation- klage- eller garantisager på produktet.
For virksomheder bruges fakturaen også til at kunne opretholde sin reklamations- og garantiret – men også for at kunne dokumentere sit køb til sit regnskab. For virksomheder bruger en faktura til at bogføre de køb der er foretaget og få eventuel afgifter og moms refunderet.
Sidst men ikke mindst bruges en faktura også af sælger til at kunne dokumentere sit salg, og omsætning. Dernæst er fakturaen også et særdeles vigtigt dokumentation i tilfælde af at en køber ikke betaler et krav, da fakturaen gør et inkassofirma eller en advokat i stand til at indkassere penge på baggrund af et dokumenteret krav, hvor der specifikt står hvad der er solgt og hvor meget.
Med andre ord er dermed rigtig mange vigtige anvendelse tilknyttet en faktura, både for køber og sælger.
Her kan du hente en faktura skabelon gratis
Krav til en faktura
Som beskrevet ovenfor er fakturaen et vigtigt dokument til at dokumentere en handel, både for køber og sælger, men hvad de færreste købere og sælgere ved, er at der er få men meget strenge krav til en faktura fra eksempelvis SKAT. Krav der SKAL overholdes såfremt køber eksempelvis ønsker at opnå fradrag for købsmomsen på en faktura.
Der er grundlæggende ingen krav og regler til hvordan en faktura skal være udformet rent grafisk, og der findes med andre ord altså ingen officiel skabelon for selve opsætningen af en faktura.
SKATS komplette regler og krav til en faktura finder på i momsbekendtgørelsen.
Men lad os her opridse de vigtigste krav og regler til fakturaens stamdata omkring køber og sælger:
- Sælgers navn
- Sælgers kontaktoplysninger (adresse, evt. Tlf nr)
- Betalingsoplysninger
- CVR / MOMS nr
- Købers navn
- Købers adresse
- Evt. købers CVR nr.
Derudover er der også krav til selve produkt-linjerne:
- Produktets art
- Produktets mængde
- Stk. pris
- Den pålagte afgift på produktet (moms, eventuelle gebyrer og lignende)
- Fakturadato
- Betalingsdatoen
Konsekvenser ved en dårlig faktura
Heldigvis har mange godt styr på deres formalier omkring fakturaen, og bruger du et gængs regnskabsprogram som eksempelvis Billy, Dinero, E-conomic, C5 eller lignende – ja så har du i hvert fald de bedste rammer for at kunne overholde de krav og regler der stilles.
Men trods det, glemmer mange fortsat at bruge den fornødne tid på at angive alle oplysninger fyldestgørende og korrekt – både når det kommer til simple ting som debitors oplysninger, og hvilke vare der er solgt debitor.
Det kan have store konsekvenser for dig som kreditor, dels kan forkerte eller manglende oplysninger om en kunde have den ultimative konsekvens, at der kan være umuligt at et inkassofirma eller din inkassoadvokat kan indkassere pengene, hvis man ikke ved hvem man har solgt produkterne til.
Derudover kan du som sælger, og køber, have svært ved at opretholde muligheden for fradrag, for eksempelvis afgifter og moms, i tilfælde af manglende eller forkerte satser.
Collectias gode råd til en faktura
Vi anbefaler naturligvis at man til enhver tid følger momsbekendtgørelsens krav og regler til en faktura. Har du allerede i dag et gængs regnskabsprogram som Billy, Dinero eller E-conomic, ja så følger du sandsynligvis allerede reglerne og kravene, hvis du altså har udfyldt alle felter. Hvis du ikke har udfyldt alle felterne, bør du gennemgå om du mangler dele af disse, eventuelt sammen med din bogholder eller revisor.
Vi kan varmt anbefale at flere virksomheder sikrer sig, at deres fakturaer dels overholder de gængse krav og regler – men ligelede også at man bliver bedre til at udfylde så mange at sin købers kontaktoplysninger som overhovedet muligt. Ofte ser vi en faktura, blot påskrevet eksempelvis “Anders, Glostrup”, hvilket gør det nær umuligt at indkassere et ubetalt krav på baggrund heraf. Såfremt du ikke har andre oplysninger end måske blot et navn og en by, bør du indhente dette før du sender fakturaen til debitor. Vores anbefaling er at du som minimum ALTID har:
- Købers fulde navn
- Købers fulde adresse (vejnavn, husnummer, postnummer og by)
- Købers eventuelle CVR nr
- Købers telefonnummer
Men også når det kommer til de solgte vare, er det en god ide at tage en revision af, om man også her kunne forbedre sig. For des bedre du er til at beskrive og dokumentere hvad du har solgt, og hvornår, des lettere er det også at hjælpe dig som kreditor, når fakturaen ikke bliver betalt.
