5 fejl som du ikke må begå i dit daglige bogholderi

Hos Collectia elsker vi iværksættere, selvstændige og økonomifolk. Mennesker som vi arbejder sammen med hver eneste dag. Det har vi faktisk gjort i mere end 150 år.

Som inkassovirksomhed med over 150 års erfaring inden for inkasso, har vi opnået en enorm indsigt i virksomheders daglige arbejde med økonomi, bogholderi og ikke mindst inddrivelse af ubetalte fakturaer. 

I dette indlæg vil vi sætte fokus på 5 fejl, som vi ser, at bogholderiet ofte begår. Fejl som kan påvirke virksomhedens økonomi, likviditet og ikke mindst ressourcer.

1. Fakturerer for lidt – eller glemmer måske helt at fakturere

Alt for mange virksomheder, store som små, har ikke faste procedure for at udsende af fakturaer. Det både dyrt, dumt og ikke mindst en stor trussel for virksomhedens økonomi.

Vi ser et overraskende stort antal virksomheder, der udsender deres fakturaer alt for sent eller sender fakturaer med forkert beløb (hvor alt ikke er faktureret). Ofte bunder det i travlhed og manglende overblik over timeforbrug, materialeforbrug og lignende.

Sørg derfor for at etablere helt faste rammer og rutiner omkring faktureringen i din virksomhed. Kan du ikke overskue det selv, er det måske på tide, at du anskaffer dig en bogholder eller et værktøj, der kan hjælpe dig med at registrere materialer, timer og forbrug på den enkelte kunde.

2. Glemmer at bogføre og bankafstemme løbende (og ofte!)

Hvornår har du sidst ajourført dine daglige ind- og udbetalinger? I sidste uge? For en måned siden? 

Alt for mange virksomheder, især små og mellemstore virksomheder, har sidst ajourført deres ind- og udbetalinger, da bogholderen var på besøg, eller da der skulle opgøres moms.

I langt de fleste tilfælde er det en dum og dårlig ide. Det hindrer dig bl.a. i at kunne rykke for manglende betalinger, hvilket kan koste dyrebar tid i både inkasso- og rykkerprocessen.

3. Proces for opkrævning af ubetalte fakturaer mangler

Bogholderi og økonomi i alt almindelighed gælder grundlæggende om at have styr på tingene. Det har heldigvis aldrig været nemmere med et moderne ERP– og regnskabsprogram.

De fleste virksomheder har klargjort, hvem der har ansvar for lønstyring, bogholderiet og rapportering. Men langt fra alle har etableret en rykker- eller inkassoproces. Hvem skal rykke jeres kunder, når de ikke betaler regningen? Er det bogholderen eller sælgeren? Hvilke handlinger skal inkluderes i rykkerprocessen? Hvornår foretager i jeres første handling? Hvornår overgår sagen til inddrivelse hos eksempelvis et inkassofirma?

Vi anbefaler, at man gør sig disse overvejelser, så man er godt forberedt. Rykker man ikke effektivt nok eller i tide, mindskes chancen for at få sine penge hjem.

4. Har ikke en revisor eller bogholder tilknyttet

Det kan være dyrt ikke at have styr på sit bogholderi og ofte rigtig dyrt, når eksempelvis indberetninger til SKAT ikke er rigtige.

Derfor er det altid en gode ide at alliere dig med en bogholder eller en revisor afhængig af, hvor stor din virksomhed er.

Selvom en bogholder og revisor ikke laver det samme, så er det altid en god ide at kunne søge professionel sparring. Dette gælder især i takt med, at virksomheden vokser, og behovet for nye aktiver, lån, lønninger, ansatte osv. stiger.

Udgiften til revisor eller bogholder er ofte godt givet ud og måske kan de endda ligefrem spare dig for penge.

5. Mister fokus på de ting, som giver mest mening for virksomheden

Bogholderi, inkasso, lønadministration, moms og skat er for de fleste erhvervsdrivende ikke de meste interessante emner.

Sørg derfor løbende for at vurdere hvilke opgaver, der giver mening at have internt i virksomheden, og hvilke der eventuelt bør outsources til et eksternt bureau, inkassofirma eller anden administrativ enhed. For giver det mening, at en medarbejder sidder med løn, hvis det er for få hundrede kroner om måneden, som kan outsources? Og giver det mening at bruge tid og ressourcer på frustrerende fakturaopfølgning, hvis et inkassofirma kunne klare jobbet for dig?

Har du brug for hjælp?

Vi har gennem vores mere end 150 år i branchen sparet tusindvis af medarbejdertimer fra bogholderiet. Har du også brug for en hjælpende hånd, og dermed frigøre tid, som kan bruges på kerneforretningen, så ta’ kontakt til os allerede i dag. Vi sidder klar til at hjælpe dig!