Effektiv rykkerprocedure – Sådan får du kunden til at betale

Ønsker du at minimere antallet af ubetalte fakturaer og sene betalinger, bør du være hurtig og konsekvent i din debitoropfølgning. Det er derfor vigtigt, at du fastlægger en knivskarp rykkerprocedure, så alle tidsfrister og lovmæssige bestemmelser overholdes.

I denne lille guide, vil jeg prøve at gøre dig klogere på, hvordan en effektiv rykkerprocedure kan se ud og svare på nogle af de oftest stillede spørgsmål. Får du styr på din interne rykkerprocedure, kan du forhåbentlig undgå at spilde tid og kræfter på gælds-inddrivelse, herunder inkasso, fremover. Ressourcer der naturligvis er allokeret bedre til udvikling og driften af din virksomhed.

Hvor hurtigt må jeg rykke?

Tag affære så snart en kunde ikke har betalt sin faktura. Det sender et klart og professionelt signal om, at man kun skal handle med dig, hvis man har i sinde at betale. Det viser samtidig du har 100% styr på dit bogholderi.

Du kan også adoptere en mere proaktiv tilgang og skrive til din kunde dagen før, at fakturaen forfalder. Det har i flere tilfælde vist sig at være en effektiv måde at fremme betalingen.

Er du hurtig til at minde din kunde om den manglende betaling, er der større sandsynlighed for at hente dine penge hjem. Samtidig giver du kunden mindre tid til at finde på dårlige undskyldninger for, hvorfor de ikke kan/vil betale. Det handler om at være ’top of mind’ i denne proces. Derfor vil jeg anbefale, at du sender den første påmindelse få dage efter fakturaens forfaldsdato.

Hvor mange gange skal jeg rykke?

Du må i teorien rykke din kunde for betaling så ofte, du vil. Du må dog først sende den første rykker, når fakturaen er forfalden. Og du må naturligvis ikke genere din kunde unødvendigt. Har du tænkt dig at pålægge et rykkergebyr gælder der andre regler.

Loven foreskriver, at du har mulighed for at pålægge rykkergebyrer på dine rykkere. Du må dog højst sende op til 3 rykkere med 100 kr. inkl. moms i pålagt rykkergebyr. Dvs. at du ikke lovligt må sende 1 rykker med pålagt 300 kr. Og ifølge inkassoloven skal dine rykkere (m. rykkergebyr) sendes med mindst 10 dages mellemrum.

Jeg anbefaler, at du benytter professionelle rykker-skabeloner, og at du maksimalt sender 2 – 3 stk., inden du evt. overdrager fakturaen til inddrivelse hos et inkassobureau eller en advokat.

Eksempel på en rykkerproces

Forneden kan du se et eksempel på, hvordan din rykkerproces kan se ud. Du er naturligvis velkommen til at lade dig inspirere. Det er dog vigtigt, at du overholder alle retningslinjer.

Den venlige reminder

3 dage efter fakturaens forfald, kan du udsende den første påmindelse. Vær venlig i din første henvendelse. Manglende betaling kan skyldes en uskyldig forglemmelse, krydsende betalinger, fejlekspedition sygdom, misforståelse hos kunden eller andre uforudsete omstændigheder. Send gerne via mail, så du har det hele dokumenteret på skrift. I tilfælde af en retssag, vil du samtidig stå stærkere, da du har vigtigt dokumentation, der kan fremvises.

Rykker 1

Sendes min. 10 dage efter fakturaens. Her bør du bruge et lidt skarpere ordvalg, der forklarer, at betalingsdatoen er overskredet, hvorfor der gives en betalingsfrist på 10 dage og pålægges et rykkergebyr på 100 kr. Du må også pålægge en rente, men det anbefaler jeg ikke. Dog har du mulighed for at pålægge en rente svarende til Nationalbankens udlånsrente (ca. 7%)

Vær samtidig opmærksom på, at du i stedet kan vælge at sende et inkassovarsel, da du ikke har pligt til at sende anden rykker.

Rykker 2 m. inkassovarsel

Reagerer kunden ikke på den venlige reminder og rykker 1, bør du sende rykker 2 m. inkassovarsel. Denne sendes min. 10 dage efter forrige rykker. Her skal du være meget klar i tonen og gøre din kunde opmærksom på, at sagen ved fortsat manglende betaling, vil sendes til inkasso, hvilket vil medføre yderligere omkostninger. I inkassovarslet pålægges ligeledes 100 kr. i rykkergebyr og eventuelle renter. Kunden får igen 10 dages betalingsfrist.

Du kan naturligvis vælge at sende tre rykkere i alt. Men betaler kunden ikke efter første og anden skrivelse, er sandsynligheden for, at han vil betale efter rykker 3, meget lav.

Bemærk: Vælger du ikke at pålægge et rykkergebyr, kan betalingsfristen være mindre end 10 dage. Dog skal betalingsfristen altid være 10 dage på inkassovarslet, uanset om du har pålagt et gebyr eller ej.

Husk gyldigt inkassovarsel

Vælger du at udsende et inkassovarsel, skal du være sikker på, at det er gyldigt ifølge inkassoloven. Er det ikke gyldigt, må du ikke lovligt sende kunden videre til inkasso.

Dit inkassovarsel skal som minimum indeholde:

• Navn og adresse på din kunde
• Dine egne virksomhedsoplysninger
• Det samlede skyldige beløb inkl. evt. renter og rykkergebyrer
• Den oprindelige hovedstol

Du skal samtidig oplyse kunden om, at sagen ved fortsat manglende betaling vil overdrages til inkasso, og at dette kan medføre yderligere omkostninger for din kunde. Du skal samtidig oplyse, at de får en betalingsfrist på 10 dage. 

Bemærk: at du har pligt til at sende et inkassovarsel, inden du overdrager sagen til inkasso.

Send et inkassovarsel – Den ultimative guide

Vi har udarbejdet den ultimative guide til at udarbejde og sende et gyldigt inkassovarsel, der overholder gælde lovgivning.

Min kunde betaler fortsat ikke?

Står du i den uheldige situation, at din kunde forsat ikke betaler sin regning eller reagerer på dine henvendelser, kan inkasso eller retslige skridt være det næste skridt. Når det er sagt, bør du ligeledes overveje, om et eksternt selskab bør håndtere din rykkerproces. At rykkerskrivelsen kommer fra 3. part har ofte en større effekt. Det signalerer, at du har tænkt dig at gå videre med ”sagen”, hvis kunden ignorerer de fremsendte rykkere.

Hos Collectia tilbyder vi full-service inddrivelse, så alle retningslinjer overholdes. Vi kan hjælpe med alt fra udsendelse af faktura, rykker og inkassovarsel til håndtering af retssager, tvangsrealisering og løbende overvågning af dine kunder.

Vær opmærksom på, at der fra forfaldsdato på fakturaen, og til at sagen bør sendes til inkasso, maks. bør gå to måneder. Jo nyere kravet er, jo større sandsynlighed er der for at inddrive det. Venter du for længe, er der høj risiko for at lide et økonomisk tab.

Er du i tvivl om, hvorvidt din rykkerskrivelser opfylder alle lovkrav, kan vi hjælpe dig. Vi kan hjælpe med at hente din penge hjem uden at ødelægge dit forhold til kunden – Så kan du bruge dine ressourcerne mere effektivt andet sted i virksomheden.