Rykkerprocedure
Hvad er en rykkerprocedure?
En rykkerprocedure er et sæt skrevne såvel som uskrevne regler og procedurer, som en kreditor følger i håndteringen af sine rykkerskrivelser.
Når det kommer til udsendelse af rykkere og inkasso, findes der en række krav og regler, som kreditor skal følge. Disse krav og regler omfatter blandt andet størrelsen på rykkergebyrer, hvor ofte du må sende rykkerskrivelser, og hvor mange rykkere du må sende.
Vi anbefaler altid, at din virksomhed har klare politikker for jeres rykkerprocedure, som overholder de lovgivningsmæssige krav og regler for udsendelse af rykkerskrivelser.
Hvorfor er en rykkerprocedure vigtig?
Det er vigtigt at have en rykkerprocedure af rigtig mange årsager.
For det første handler god og effektiv rykkerprocedure, inkasso og gældsinddrivelse om at have klare rammer for hvem og hvad, der håndteres og hvornår. For uden faste rammer ender rykkerprocedure ofte med at blive nedprioriteret, og det kan være farligt for virksomhedens likviditet.
Alt statistik viser ligeledes, at jo hurtigere at du som kreditor er til at komme i kontakt og dialog med din debitor omkring ubetalte fakturaer, jo hurtigere får du som kreditor dine peng hjem igen.
Den hurtige kontakt kan ligeledes være med til at vurdere, om hvorvidt sagen skal overdrages til eksempelvis advokat, inkassofirma eller i fogedretten.
Hastighed er med ord afgørende for rykkerprocedurer og inkassoprocessen.
Hvad skal en rykkerprocedure indeholde?
En kreditor har (næsten) frit valg i forhold til, hvad en rykkerprocedure skal indeholde – det afhænger grundlæggende af, hvor meget tid og hvor mange ressourcer kreditor ønsker at bruge på ubetalte fakturaer. Rykkerproceduren kan omfatte personlig kontakt til debitor, telefonopkald, rykkerbreve, pålæggelse af rykkergebyrer og kompensationsgebyrer.
Det vigtigste er, at du som kreditor har en klar plan for, hvad der skal udføres i rykkerproceduren, hvem der udfører den, og hvor lang tid du ønsker at bruge på at rykke dine kunder, før sagen skal overgå til egeninkasso eller fremmedinkasso hos eksempelvis en advokat eller et inkassofirma.
Vi anbefaler, at I nedskriver jeres rykkerprocedure, for eksempel i jeres forretningsgange eller kreditpolitikker.
Den nedskrevne rykkerproceduren bør som minimum indeholde overvejelser omkring:
- Hvem / hvilken afdeling håndterer rykkerudsendelsen
- Hvornår rykkerproceduren igangsættes
- Hvornår der skal pålægges rykkergebyrer
- Hvor mange rykkerskrivelser der udsendes før inkassovarsel
- Hvad gør vi, hvis kunden reagerer
- Hvad gør vi, hvis kunden ikke reagerer
- Hvem skal svare og godkende eventuelle spørgsmål under rykkerproceduren
Jo mere detaljeret jeres rykkerprocedure er, desto større er chancen for, at jeres rykkerproces håndteres på bedst mulig måde, uden at der opstår misforståelser eller tvivl undervejs.
Hvordan ser en typisk rykkerprocedure ud?
En rykkerprocedure kan se ud på mange forskellige måder og kan variere fra virksomhed til virksomhed og fra branche til branche.
Nogle debitorer kræver mange rykkere, henvendelser og dialog i rykkerproceduren, mens andre måske blot kræver en enkelt rykker, før de betaler. Derfor afhænger rykkerproceduren, dens handlinger og dens længde også af debitor og debitors økonomiske situation.
En typisk rykkerprocedure kunne se sådan ud:
Ovenstående er blot et eksempel, men som kreditor har du (næsten) frie rammer til at indrette din rykkerprocedure, som du ønsker. Du skal blot være opmærksom på, at hvis du pålægger rykkergebyrer, skal der gives en betalingsfrist på mindst 10 dage. Husk, at der i denne periode ikke må rykkes på anden vis.
Vi anbefaler, at du nøje overvejer længden af din rykkerprocedure. Hvis I eksempelvis ønsker at sende alle tre rykkerskrivelser, pålagt et rykkergebyr på 100 kroner, med de lovmæssige 10 dages betalingsfrist, vil der gå mindst en måned fra opstarten af rykkerproceduren, til den sidste rykkerskrivelse er sendt.
Det betyder ligeledes, at der går mere end en måned fra forfaldsdato til, at eventuel inkasso kan opstartes.
Det kan være en fordel ikke nødvendigvis at sende alle tre rykkerskrivelser for at forkorte rykkerprocessen. Det er helt op til din virksomhed og jeres likviditet.
