Betalingopfølgning
Begrebet betalingsopfølgning dækker over alle de handlinger, der er forbundet med at følge op på en eller flere betalinger fra en kunde/debitor.
Betalingsopfølgning er altså en funktion, der i udgangspunktet hører til i bogholderiet – og hvis bogholderiet er opdelt, så i debitorbogholderiet.
Grundlæggende kan man sige, at jo flere betalinger og kunder en virksomhed har, desto større og mere kompleks kan betalingsopfølgningen være. Derudover kan forhold som løbende betalinger, afdragsordninger og lignende ligeledes være med til at tynge funktionen.
Hvordan foregår betalingsopfølgning?
Formålet med betalingsopfølgning er at følge op på en eller flere betalinger fra virksomhedens kunder.
Sender virksomheden løbende fakturaer, kan der med fordel foretages betalingsopfølgning dagligt. Her skal bogholderen tjekke virksomhedens netbank for at konstatere, om der er modtaget betaling.
Er der foretaget retmæssig betaling, vil bogholderen bogføre indbetalingen i virksomhedens ERP– eller regnskabsprogram.
Er der ikke foretaget retmæssig betaling af en faktura, vil det typisk være bogholderiets opgave at sørge for, at de nødvendige handlinger bliver igangsat. Ofte er disse handlinger beskrevet, og typisk vil der blive sendt en venlig reminder eller en rykkerskrivelse med eller uden et rykkergebyr.
Disse rykkerskrivelser vil typisk kunne dannes i virksomhedens ERP- eller regnskabsprogram.
Bogholderiet skal herefter følge op på de manglende betalinger – og eventuelt forholde sig til, hvad de næste skridt kan være, hvis rykkerskrivelsen heller ikke bliver betalt.
Det vil typisk også være bogholderiets opgave at opstarte en inkassoproces – både hvis virksomheden vælger at køre egeninkasso eller får hjælp fra et inkassofirma eller en inkassoadvokat.
Hvis der er igangsat en inkassoproces, enten internt i virksomheden eller hos en ekstern inkassopartner, vil det typisk også være bogholderiet, der foretager betalingsopfølgning under inkassoprocessen – både ved delbetalinger og ved fuld indfrielse af beløbet.
Outsourcing af hele eller dele af betalingsopfølgningen
Betalingsopfølgning er i særdeleshed en klassisk bogholderifunktion i debitorbogholderiet, men flere og flere virksomheder vælger at afsøge muligheden for at optimere, automatisere og effektivisere hele eller dele af bogholderiet – herunder også betalingsopfølgningen.
Der findes i dag en lang række virksomheder og services, der hjælper virksomheder med at outsource disse funktioner – lige fra fakturering til inkasso.
Hos Collectia tilbyder vi eksempelvis fakturaservice, rykkerservice og inkasso, som ofte benyttes af bogholderifunktioner, der ønsker at få hele eller dele af deres betalingsopfølgning digitaliseret eller automatiseret.
Kontakt os gerne allerede i dag, hvis du ønsker at se, hvad vi kan gøre for dig.
