Revisorens råd: Vejen til bedre økonomistyring

Hvert år går mere end 5.000 danske virksomheder konkurs, og i lang hovedparten af tilfældene skyldes det én overskyggende årsag: manglende likviditet.

Årsagen til manglende likviditet er mange. Desværre ser vi alt for ofte, at den manglende likviditet skyldes dårlig eller manglende økonomistyring. Mange virksomheder glemmer at udsende fakturaer for solgt arbejde, og formår ikke at følge op på de fakturaer, der ikke bliver betalt til tiden.

Uanset hvad årsagen til manglende likviditet er – bør din virksomhed gør alt for at undgå, at de økonomiske udfordringer skyldes manglende eller dårlig økonomistyring.

Hos Collectia har vi spurgt vores revisor og økonomiske rådgiver ad, hvad hans råd er til bedre styring af virksomhedens økonomi i hverdagen – også kaldet økonomistyring.

1. Husk at få faktureret

Det kan lyde simpelt, men rigtig mange har alt for lidt fokus på at få faktureret for deres opgaver – og ikke mindst at få sendt sine fakturaer afsted i god tid – og med de rigtige beløb. For er man selvstændig, er der ofte mange andre ting, der også skal ordnes. Og så kan faktureringen godt vente til i weekenden…

Vi anbefaler, at du straks efter arbejdets udførsel får opgjort, hvad en faktura skal indeholde – og får faktureret med det samme.

Jo længere tid der går, før du får sendt din faktura – jo længere tid går der, før pengene står på kontoen.

2. Husk opfølgning

Alene ordet får de fleste selvstændige og iværksættere til kede sig. At følge op på sine betalinger, kan ofte være både kedeligt og besværligt – hvis kunden ikke har betalt til tiden.

Hvis du, som de fleste andre, hader at skulle tjekke, om en betaling er gået igennem og måske efterfølgende udsende rykkerskrivelser, inkassovarsel eller at skulle ringe til debitor – ja, så fortvivl ikke.

Der findes heldigvis rigtig mange gode muligheder, som eksempelvis Collectia, der udover at være et inkassofirma – også kan hjælpe dig rykkerservice; hvis betalingen udebliver. Reagerer kunden ikke på rykkerskrivelserne, kan Collectia også automatisk hjælpe dig videre til selve inkasso-processen.

3. Opsæt procedurer – og overhold dem

De færreste selvstændige har få eller ingen procedure omkring deres bogholderi, debitoropfølging og inkasso – og det er en skam!

For uden en etableret procedure til fakturaopfølgning, herunder rykkerprocedure, vil der ofte gå ting galt.

Vi anbefaler, at du eksempelvis får faste procedurer for, hvad der skal ske, når en kundes betaling udebliver. Skal du ringe? Vil du sende en mail? Vil du sende rykkerskrivelse? Eller vil du starte med at udsende et inkassovarsel?

Der findes grundlæggende ingen rigtige – eller forkerte – procedurer; det afhænger af din virksomhed. Det vigtigste er blot, at du etablerer procedure for dig selv og dit bogholderi – som du kan overholde.

4. Gør det nemt for dig selv: Anvend et brugervenligt regnskabsprogram, som du kan vokse med

Der findes et hav af gode online regnskabsprogrammer i Danmark, og blandt de mest brugte er E-conomic, Dinero, Billy og Dynamics 365 Business Central.

Du bør finde et regnskabsprogram, der er nemt at bruge – og som din virksomhed kan vokse med – eksempelvis ved at kunne tilknytte apps / plugins, i takt med at du får brug for dem.

De fleste regnskabsprogrammer gør det meget nemt for dig som iværksætter at opretholde en god økonomistyring; hvor der ikke er det store behov for at kende til debet, kredit, saldobalance eller resultatopgørelser.

Mange regnskabsprogrammer og ERP-systemer har mulighed for at tilknytte apps, integrationer og plugins – der gør alt fra løn, lagerstyring og inkasso nemt som aldrig før.

Eksempelvis kan du med Dinero ved blot få klik automatisk udsende rykkerskrivelser, inkassovarsel – og sende dine kunder til inkasso med Collectia. Det er blot en funktion ud af rigtig mange, som kan gøre din hverdag og ikke mindst økonomistyring – meget nemmere.

Læs mere om inkasso med Dinero her:

5. Få hjælp hvis økonomistyring ikke interesserer dig

For rigtig mange iværksættere og selvstændige er fakturering, økonomistyring, opfølgning, debitoropfølgning og inkasso ikke emner, der interesserer dem ret meget – og dermed fylder det naturlig heller ikke ret meget i hverdagen.

… og det kan have store konsekvenser – og være farligt for din virksomheds likviditet.

Vores klare anbefaling er, at du ansætter en bogholder – enten på freelance-basis der fysisk kommer i virksomheden – eller hører om din revisor kan tilbyde bogføringsassistance.

En dygtig bogholder kan hjælpe med alt omkring en god økonomistyring; og kan hjælpe med alt det, du ikke interesserer dig for; udsendelse af fakturaer, opfølgning, inkasso – og meget mere.