Skab sikre rammer for håndteringen af dine rykker- og inkassosager

De fleste virksomheder har efterhånden taget GDPR til sig. Samtidig er emnet om behandlingen af kunders data for alvor kommet på dagsordenen i de fleste danske virksomheder – store som små. Den øgede opmærksomhed på GDPR og behandlingen af personfølsomme oplysninger er også noget, som vi mærker hos Collectia.

Vi får løbende spørgsmål til vores debitorhåndtering, herunder også hvordan vi, og vores kunder, skal, bør og kan håndtere dårlige betalere på den bedst mulige måde – således at love, regler og en professionel håndtering generelt overholdes. Tidligere på måneden afholdte vi et inkassokursus i København. Her fik vi et spørgsmål, der spurgte ind til, hvordan man kommunikerer korrekt og lovmæssigt med debitorer. Det var et glimrende spørgsmål og emne, som vi naturligvis synes er interessant og yderst relevant. I denne artikel kommer vi med et par tips, som du kan overveje at anvende i jeres fremtidige behandling af debitorer.

Krypteret kommunikation

Vi anbefaler til enhver tid, at du som kreditor krypterer kommunikationen mellem dig og din debitor. På denne måde sikrer du dig, at det kun er dig og debitor, der læser med på jeres kommunikation.

Hvis jeres kommunikation indeholder personfølsomme oplysninger, er det især vigtigt at kommunikationen foregår mellem de respektive parter.

Gør du, ligesom de fleste andre danske virksomheder, brug af Microsoft Office / Microsoft 365 – er det forholdsvis nemt at gøre brug af meddelelseskryptering. Kontakt din IT-administrator herom.

Minimer antallet af medarbejdere, der har adgang til jeres rykker- og inkassosager

Vi oplever ofte, at alt for mange i virksomheden har adgang til oplysninger, der ikke vedrører dem eller deres arbejdsfunktion – og det kan være uhensigtsmæssigt. Vi anbefaler til enhver tid, at din virksomhed begrænser adgangen til jeres debitorers personfølsomme oplysninger så meget som muligt. Adgangen skal begrænses til udelukkende relevante personer i virksomheden, der aktivt skal bruge oplysningerne. Start eksempelvis med at begrænse adgangen til virksomhedens ERP-system, ordresystem og øvrige systemer, hvor betalings-, rykker– og inkassoplysninger fremgår.

Overdrag dine sager digitalt til din inkassopartner

Uanset om du gør brug af et inkassofirma eller en advokat til din rykkerproces eller behandling af dine inkassosager, anbefaler vi, at du overdrager dine sager via en digital platform – eller på anden vis krypteret. På denne måde sikrer du, at det kun er dig og/eller din inkassopartner, der kender til sagernes indhold.

Stil krav til din inkassopartner

Hvis du gør brug af en ekstern partner til at håndtere din fakturaopfølgning, som f.eks. en inkassoadvokat eller et inkassofirma, er det vores anbefaling, at du stiller flere krav til dem. Det er ikke blot måden, som de håndterer dine sager på, du skal stille krav til. Det er også måden de kommunikerer med dine debitorer på.

Ved at stille krav til din advokat eller dit inkassofirma, opnår de en forståelse af, hvad du som virksomhed ønsker – og ikke mindst hvordan du ønsker dine sager håndteret.

De fleste inkassofirmaer kan ofte på en nem og overskuelig måde visualisere og dokumentere, hvordan hvert enkelt step i netop din sag foretages.

Vælg en inkassoleverandør, der samler kommunikationen på en digital platform

Der er mange måder at drive inkasso på. Dette gælder også måden, hvorpå inkassofirmaet kommunikerer med debitorer og sine kunder.

Vi anbefaler, at du vælger en inkassoleverandør med en stærk digital platform, hvor kommunikationen er integreret. På den måde minimerer du mail-kommunikation og lignende 1:1 kommunikation – og samler alt kommunikation ét centralt sted.

Flere inkassofirmaer, og endda advokater, har i dag ofte en digital platform, hvor du som kreditor kan logge ind og følge, se, afslutte og kommunikere omkring dine inkassosager.

150 år med respekt for debitor og kreditors data

Vi har arbejdet med inkasso i mere end 150 år, og kender derfor vigtigheden af, at både debitor og kreditor behandles korrekt og med den største respekt.

Hos Collectia har vi vores egenudviklede digitale platform, hvor du kan oprette, følge og kommunikere omkring dine inkassosager. Vores platform sikrer en effektiv håndtering af dine inkassosager – hvor kun de relevante brugere og personer har adgang.

Dine debitorer tilbydes også en sikret platform, hvor de kan betale deres gæld, anmode om afdragsordning eller skrive direkte til os.