Betalingsopfølgning

Betalingsopfølgning dækker over de rutiner og handlinger, en virksomhed bruger for at sikre, at kunder betaler deres fakturaer til tiden. Det er en vigtig del af debitorstyringen, fordi manglende eller forsinkede betalinger hurtigt kan påvirke både likviditet, drift og evnen til at planlægge fremad.

Effektiv betalingsopfølgning handler om meget mere end rykkerbreve – det handler om struktur, tydelighed og løbende kontrol af indbetalinger.

Hvad indebærer betalingsopfølgning?

Efter en faktura er sendt, bør virksomheden løbende holde øje med, om kunden betaler som aftalt. Betalingsopfølgning handler derfor om:

• registrering af indbetalinger i økonomisystemet
• udsendelse af betalingspåmindelser
• opfølgning på manglende betalinger
• vurdering af, hvornår sagen skal eskaleres

For virksomheder med mange transaktioner kan dette være en omfattende opgave, og derfor er faste procedurer eller automatisering ofte en fordel.

Hvorfor er betalingsopfølgning vigtig?

En struktureret betalingsopfølgning giver virksomheden:

• bedre likviditet, fordi betalingerne kommer hurtigere ind
• mindre risiko for tab, da manglende betalinger opdages tidligt
• mindre administration, når processerne er klare
• bedre kundeoplevelse, fordi kommunikationen er ensartet og professionel

Manglende opfølgning kan omvendt føre til unødvendige tab eller inkassoforløb.

Typiske elementer i en god betalingsproces

Selvom procedurer varierer fra virksomhed til virksomhed, består en effektiv betalingsopfølgning ofte af:

1. Daglig kontrol af indbetalinger

Når indbetalinger bogføres løbende, kan afvigelser opdages tidligt.

2. Venlig betalingspåmindelse

En mild og serviceorienteret påmindelse er ofte nok til at få kunden til at reagere.

3. Formelle rykkere

Hvis betalingen fortsat udebliver, udsendes rykkerskrivelser med korrekte gebyrer og frister.

4. Aftaler eller dialog med kunden

I nogle tilfælde kan en midlertidig afdragsordning være den løsning, der sikrer betaling.

5. Eskalering til inkasso

Når alle interne tiltag er udtømt, kan sagen sendes til inkasso hos et professionelt inddrivelsesfirma som Collectia.

Forebyggelse: Betalingsopfølgning starter før fakturaen

Selvom betalingsopfølgning sker efter fakturaen er sendt, ligger grundlaget for succes ofte tidligere i processen.

Virksomheder, der arbejder proaktivt, ser typisk på:

• tydelige betalingsvilkår
• realistiske betalingsfrister
• tydelig fakturering uden fejl
• vurdering af kundens økonomi, fx via offentlige regnskaber eller kreditdata

En god start mindsker antallet af sager, der ender i rykker- og inkassoprocesser.

Hvornår bør en sag sendes videre?

Der er ingen faste regler, men mange virksomheder vælger at overdrage sagen til inkasso, når:

• kunden ikke reagerer på flere rykkere
• betaling udebliver trods aftaler
• beløbet er tilstrækkeligt stort
• kontakten til kunden er brudt

Jo tidligere en sag behandles professionelt, desto større er sandsynligheden for, at beløbet bliver inddrevet.