Debitorkartotek

Et debitorkartotek er virksomhedens samlede oversigt over kunder, der skylder penge – med historik for fakturaer, forfaldsdatoer, betalinger, restancer, noter om aftaler m.m. Formålet er at give et hurtigt, driftssikkert overblik, så bogholderiet kan fakturere, følge op og styre likviditeten uden at misse forfaldne beløb.

Hvad rummer et debitorkartotek?

I praksis består kartoteket af en post pr. kunde (debitor) med stamdata, aftalte betalingsvilkår, kreditmaksimum, kontaktpunkter og fuld dokumentation for bilag (fakturaer, kreditnotaer, rykkere, evt. afdragsordninger). I moderne ERP-systemer kan du se status i realtid: sendt/betalt/forfalden, antal dage i restance og samlet eksponering pr. kunde.

Hvorfor er det vigtigt?

Et opdateret debitorkartotek er nøglen til kontant opfølgning og stabilt cashflow. Når alle data er korrekte og tilgængelige ét sted, falder færre opgaver mellem to stole, rykkere sendes rettidigt, og dialogen med kunden bliver mere præcis. Det mindsker tab på debitorer og gør arbejdet i økonomifunktionen markant lettere.

Debitorkartotek vs. debitorbogholderi

Begreberne overlapper. Debitorbogholderi er processen/disciplinen (kontering, afstemning, periodisering), mens debitorkartoteket er den strukturerede oversigt og datastrukturen, der understøtter processen. I praksis bor kartoteket i ERP/økonomisystemet, men mindre virksomheder kan midlertidigt løse det i et regneark – med risiko for fejl og manglende sporbarhed.

Sådan bruger du kartoteket aktivt

Det er ikke nok, at kartoteket findes – det skal arbejde for dig. Sørg for faste rutiner: oprette kunden korrekt (navn, CVR/CPR, adresse, kontakt), angive betalingsvilkår, kreditgrænse og leveringsbetingelser; tjekke status ugentligt; igangsætte rykkerforløb efter jeres rykkerpolitik; dokumentere aftaler (fx afdragsordning) i kundens notehistorik. Jo bedre disciplin, jo færre overraskelser i kassen.

Kvalitet i data: verifikation og kredit

Et godt debitorkartotek starter med verificerede kundedata og en realistisk kreditramme. Her hænger ordbogsopslagene verifikation, betalingsvilje og betalingsevne tæt sammen med praksis: Ved oprettelse og løbende drift bør stamdata, ejerforhold og betalingsadfærd kontrolleres og opdateres, så rykkere, varsler og evt. retlige skridt rammer den rette modtager – og I ikke arbejder på forældede oplysninger.

Samspil med rykkerpolitik og inkasso

Kartoteket er motoren bag jeres rykkerpolitik. Når statusfelter og forfaldsdage er opdaterede, kan systemet udløse venlig reminder, rykker 1, rykker 2 med inkassovarsel – og til sidst overdragelse til inkasso – uden manuelle gæt. Det gør opfølgning konsekvent, lovmedholdelig og dokumenterbar.

Collectias perspektiv

Mange vælger at koble kartoteket til Collectias rykkerservice og inkasso, så påmindelser, inkassovarsel og evt. afdragsordninger håndteres professionelt – direkte fra jeres debitorliste. Via Qatchr kan I desuden supplere med kreditopslag og monitorering, så kreditgrænser og riskotegn løbende opdateres i kundekortet. Resultatet er færre svipsere, hurtigere betalinger og stærkere dokumentation.

Typiske fejl

Tre ting går igen: (1) mangelfulde stamdata ved kundeoprettelse, (2) manglende opdatering af betalinger/konteringer, så fordringer fremstår forfaldne, og (3) ingen sammenhæng mellem kartotek og rykkerpolitik – hvilket giver sene eller ugyldige rykkere. Løsningen er simple tjeklister og faste ugentlige rutiner.