10 gode råd til at styre uden om dårlige betalere

Sådan undgår du dårlige betalere

Som erhvervsdrivende er det næsten uundgåelige, at man på et tidspunkt vil løbe ind i en dårlig betaler. Du har udført et arbejde eller leveret en service, og har derfor krav på at modtage betaling for dette.

Vi hjælper med et par gode råd, så du fremover bedre kan spotte en dårlig betaler og afvise personen/virksomheden på forhånd. Kendskab til kundens baggrund og økonomi samt klare procedurer i virksomheden er nøgleord til at undgå dårlige betalere og de manglende betalinger.

1. Kend din kunde

Få så meget information om kunden som muligt, så du har en klar viden om kundens identitet og troværdighed (du kan ikke bede om for  meget) . ID, dokumentation, Krak, De Gule Sider, PROFF, Visma Rating og CVR er blot enkelte midler, der kan være med til at give dig ro i maven. Google er ligeledes et simpelt og effektivt værktøj, der kan hjælpe dig med at styre udenom dårlige betalere og personer/virksomheder med dårlige intentioner.

Vi oplever desværre, at virksomheder sjældent gør brug af ovenstående, når et nyt kundeforhold skal etableres.

Husk også at tjekke, om kunden allerede er registreret som dårlig betaler og dennes kreditværdighed (mere om dette i de følgende afsnit).

2. Få alting på skrift

Tillid er en fin ting, men desværre ikke altid nok, hvis I skulle gå hen og blive uenige om aftalens rammer. Få derfor alle aftaler på skrift, så der ikke er den mindste tvivl om, at handelen er gennemført. Gør det gerne klart på forhånd, hvordan du håndterer ubetalte regninger, da det har vist sig at være effektivt for at fremme rettidig betaling.

Vi oplever ofte, at køber og sælger er uenige om indholdet af den egentlige aftale. Er dette tilfældet, og køber har gjort indsigelse mod fakturakravet, kan man ifølge dansk lov ikke oprette en inkassosag i håb om at inddrive sit tilgodehavende. Der opstår derved en tvist, som først skal løses. At få bekræftelse på aftaler via e-mail, er en simpel løsning på dette problem. En mundtlig aftale er naturligvis også bindende, men det er af gode grunde svært at fremvise bevis for dette i retten, hvis det skulle komme dertil.

3. Fremsend din faktura i dag – ikke i morgen

Husk at sende din faktura til kunden så hurtigt som muligt. Man skulle ikke tro det, men mange virksomheder venter al for lang tid med at sende en regning for det udførte arbejde. Det giver kunden lang kredit og forringer jeres cashflow. Det er i bund og grund et signal i skal sende til kunden. Sendes fakturaen hurtigt, må man også forvente at den betales hurtigt og som minimum før den fastsatte forfaldsdato. Sendes fakturaen flere uger efter det udførte arbejde, vil man i nogle tilfælde føle, at det er OK, at man venter lidt.

Samme regel gælder for inkasso. Jo længere tid du venter med at sende den ubetalte faktura til inddrivelse, desto sværere er det at hente pengene hjem.

4. Etablér en skarp rykkerpolitik og klare betingelser

Vær sikker på, at kunden er indforstået med dine forretningsbetingelser. Laver de for mange krumspring her, kan det være tegn på dårlig kreditværdighed. Skulle uheldet være ude, så hav en handlingsplan klar der præciserer, hvordan du skal forholde dig, og hvem der evt. skal hjælpe dig med at hente dine penge hjem.

Står du med en ubetalt faktura, er det nemlig vigtigt, at du handler hurtigt. Dette forbedrer dine chancer for at hente dine penge hjem markant. Du kan naturligvis selv stå for at sende rykker- og betalingspåmindelser samt inkassovarsel til dine kunder. Men du skal være konsekvent og overholde den faste procedure, der er angivet i din politik/betingelser.

I jeres politik bør det samtidig klart præcisere, hvad der vil ske, hvis betalingen forsat udebliver efter rykkerprocessen. Sendes kravet videre til en advokat? Eller vil I benytte et inkassofirma til at opkræve gælden?

Der er ingen gylden regel for hvilke og hvor mange tiltag, jeres virksomhed bør. Men en konsekvent og transparent proces vil øge jeres chancer for at hente pengene hjem.

5. Vær konsekvent

Har du fastlagt en procedure for de dårlige betalere, er det alfa og omega, at være konsekvent. Har du givet kunden 10 dage til at betale, så tag affære allerede på 11. dag. Bøjer du først reglerne, kan det rygtes hos dine øvrige kunder, som kan udnytte denne viden. Vær konsekvent i hver sag – det sender et klart signal om, at man kun skal handle med dig, hvis man har i sinde at betale.

6. Udfør baggrundstjek og evt. kreditopslag

Der findes mange måder at lave et simpelt baggrundstjek af nye kunder. Vi anbefaler altid, at man gør det, så du kan sikre, at udsigterne for et sundt samarbejde, ser lysere ud. Tjek evt. kunden ud på google (evt. se anmeldelser på Trustpilot) og kig på deres regnskaber, der ligger offentligt tilgængeligt. Har en virksomheden eksisteret i mange år og levere positive resultater, bør du naturligvis være mindre urolig for at handle med denne kontra en virksomhed, der endnu ikke har indleveret sit første årsregnskab.

Kreditopslag er desuden et værdifuldt værktøj til at vurdere eksisterende og potentielle kunders betalingsevne. Der findes flere onlineplatforme, hvor du kan slå kunden op og se, om de har betalingsanmærkninger. Den meste kendte findes hos Experian, der kan oplyse dig, om kunden er registreret i betalingsregistret, RKI. At give kredit til en kunde, der er registreret som dårlig betaler, kan som erhvervsdrivende være en meget dyr lærestreg.

Handler du B2B, er det værd at vide, at virksomheder med betalingsanmærkninger i RKI ofte bliver begæret konkurs efter 3 måneder. Det hænger selvfølgelig sammen med, at virksomheden ikke længere kan købe på kredit og derfor ikke kan fortsætte sin drift.

7. Tag et kik på kundens økonomi

Alle virksomheder, der er regnskabspligtige, har deres regnskaber liggende digitalt tilgængelig på datacvr.virk.dk. Hvor mange informationer der ligger tilgængelig, vil afhænge af virksomhedstypen. For det meste vil du være i stand til at læse virksomhedens egenkapital, uanset om der tale om en enkeltmandsvirksomhed eller et større selskab. Er virksomheden egenkapital meget lav, kan det være et udtryk for, at deres betalingsevne er lav/ringe. Et godt tip er dog at sammenligne kunden med andre virksomheder fra samme eller lignende brancher.

Et andet nøgletal, som jeg vil anbefale, at du kigger på, er likviditetsgraden*. Nøgletallet kan ligeledes benyttes som en indikator for virksomhedens betalingsevne. Her kigger man på forholdet mellem virksomhedens omsætningsaktiver og dens kortfristede gæld (hvor stor en procentdel af omsætningsaktiver udgør den kortfristede gæld). Som regel siger man, at denne bør udgøre mindst 150%.

*Likviditetsgrad = (omsætningsaktiver x 100) / kortfristede gældsforpligtelser

8. Kræv forudbetaling

Hovedpinen der ligger i at håndtere dårlige betalere og eventuelle inkassoager, kan langt hen ad vejen undgås, hvis man kræver forudbetaling (eller bankgaranti) og gør brug af løbende betaling. Det lyder simpelt, men de fleste gør det ikke. Min teori for dette er, at virksomhedsejere er bange for at sende det forkert signal til både de eksisterende og nye kunder. Jeg mener dog samtidig, at man sender et stærkt signal til kunderne om, at man som erhvervsdrivende er seriøs og står inde for sine produkter/tjenester.

For mange virksomheder (især håndvirksomvirksomheder) afhænger nye arbejdsopgaver/projekter af, at man har tilstrækkelig likviditet. Men manglende betaling fra forrige projekt, kan være en hæmsko for at starte et nyt projekt op. I visse tilfælde kan det resultere i, at virksomheden lukker. Jeg vil derfor råde virksomheder, der har store fordringer (ifm. indkøb af materialer og råvarer), til at overveje forudbetaling som en løsning.

Er kunden villig til at lægge 10%-20% i forudbetaling, vidner det ofte om en kunde, der viser engagement og har til hensigt at betale det fulde beløb i sidste ende. Afviser kunden at betale upfront, er det klart et faresignal i mine øje, hvorfor jeg ville undgå at handle med denne.

9. Bevar den sunde fornuft

De fleste erhvervsdrivende har naturligvis forretningssans og øje for sund forretning. Disse egenskaber er vigtigere at forholde sig til end noget andet. Du kan selvfølgelig minimere din risiko for handel med dårlige betalere markant, ved at bruge nogle af disse råd. Men din mavefornemmelse og intuition bør vægtes højest. Føler du dig utrykt ved at handle med kunden, trods flotte regnskaber og løfter, bør du trække dig.

10. Hav et inkasso- eller advokatfirma klar i baghånden

Havner du i den uheldige situation, at kunden ikke betaler sin regning trods fremsendte rykkerskrivelser og kontaktforsøg, bør man have et inkasso- eller advokatfirma klar i baghånden. Som tidligere beskrevet, at det vigtigt at handle hurtigt. Jeg anbefaler derfor, at du allerede nu (før evt. inkassosager er opstået) finder en partner, der kan tage det næste skridt. Samtidig anbefaler jeg, at du ikke lader din ubetalte regning ligge for længe. Der bør ikke gå mere end 40 dage fra fakturaens forfaldsdatoen til at den er sendt til inddrivelse. Går der længere tid, vil sandsynligheden for inddrivelse sænkes markant.