Effektiv rykkerprocedure – Sådan får du kunden til at betale

Ønsker du færre ubetalte fakturaer og bedre likviditet, er en klar og konsekvent rykkerprocedure noget af det vigtigste, du kan arbejde med. En god rykkerproces handler ikke kun om at få dine penge hjem – den handler også om kundeoplevelse, professionel kommunikation og overholdelse af lovgivningen.

Med en gennemarbejdet rykkerprocedure:

• får du hurtigere betaling
• minimerer du behovet for inkasso og retssager
• frigør du tid i bogholderiet til andre opgaver

I denne guide får du en opdateret og praktisk gennemgang af, hvordan en effektiv rykkerprocedure kan se ud i praksis, hvilke regler du skal kende – og hvornår det giver mening at sende sagen videre til inkasso.

Hvor hurtigt må – og bør – jeg rykke?

Grundreglen er simpel: Du må først rykke, når betalingsfristen på fakturaen er overskredet.

Men hvis du vil styrke sandsynligheden for betaling, giver det god mening at være:

• proaktiv før forfald, og
• hurtig efter forfald.

Før forfald: venlig skrivelse til kunden

En kort, venlig påmindelse 1–2 dage før forfald kan gøre en stor forskel – særligt i travle virksomheder, hvor fakturaer nemt drukner. Det kan fx være en e-mail:

“Kære [navn],

Blot en venlig reminder om, at faktura [nr.] forfalder den [dato]. Kontakt os endelig, hvis der er spørgsmål.”

Det er en enkel måde at forbedre både cashflow og kunderejse på.

Efter forfald: reagér hurtigt

Når betalingsfristen er overskredet, bør du ikke vente i ugevis.

Jo hurtigere du gør opmærksom på den manglende betaling, jo:

• større er chancen for, at du får pengene
• mindre er risikoen for dårlige undskyldninger og udsættelser
• tydeligere signalerer du, at du har styr på dit bogholderi

En god tommelfingerregel er at sende første venlige påmindelse 3–5 dage efter forfald.

Hvor mange gange skal jeg rykke?

Du må i princippet rykke så ofte, du vil – men det er sjældent en god idé i praksis.

Juridisk gælder bl.a.:

• Du må pålægge op til 3 rykkergebyrer på maks. 100 kr. inkl. moms pr. rykker.
• Når du pålægger rykkergebyr, skal kunden have minimum 10 dages betalingsfrist.
• Der skal være mindst 10 dage mellem rykkere med gebyr.
• Der er intet krav om, at du sender rykkere, før du går videre til inkasso – men der skal altid være sendt et gyldigt inkassovarsel.

I praksis ser vi ofte, at det er spild af tid at sende 3 skarpe rykkere i træk til en kunde, der tydeligt ikke reagerer. I stedet anbefaler vi typisk:

• 1 venlig påmindelse
• 1 rykker med gebyr
• 1 rykker inkl. inkassovarsel

Herefter bør du vurdere, om sagen skal sendes til inkasso.

Forslag til en effektiv rykkerproces

Her får du et konkret eksempel på et kort og effektivt rykkerforløb, der tager højde for reglerne – og for din tid.

Dag 0
Faktura forfalder

Dag 3–5
Venlig påmindelse (uden gebyr)

Dag 10–14
Rykker 1 med rykkergebyr

Dag 20–24
Rykker 2 med rykkergebyr + inkassovarsel

Dag 30–35
Sagen overdrages til inkasso, hvis der fortsat ikke er betalt

Du kan selvfølgelig justere dagene efter din branche og kundetype – vigtigt er, at du:

• er konsekvent
• overholder 10-dages-reglen, når du pålægger gebyrer
• ikke lader forløbet trække ud i måneder

Sådan kan dine skrivelser se ud

1. Den venlige reminder

Timing: 3–5 dage efter forfald
Formål: Antage, at der er tale om en forglemmelse – bevare den gode tone.

Indhold:

• kort og venlig tone
• fakturanummer og forfaldsdato
• beløb og betalingsoplysninger
• opfordring til at kontakte dig ved spørgsmål eller uenighed

Ingen gebyrer, ingen trusler – bare en professionel reminder.

2. Rykker 1 – skarpere tone og rykkergebyr

Timing: tidligst 10 dage efter forfald (hvis du vil pålægge gebyr).

Nu skruer du en smule op for alvoren:

• tydeliggør, at betaling er udeblevet
• giv 10 dages betalingsfrist
• pålæg evt. rykkergebyr på 100 kr.
• nævn, at manglende betaling kan føre til yderligere skridt

Du kan også vælge at tilføje rente, men mange vælger at holde det enkelt og kun bruge rykkergebyr.

3. Rykker 2 – inkl. inkassovarsel

Timing: tidligst 10 dage efter Rykker 1.

Nu bør du kombinere rykker og inkassovarsel:

• tydelig overskrift – fx “Rykker 2 og inkassovarsel”
• oplys samlet skyldig beløb inkl. gebyrer og evt. renter
• giv 10 dages betalingsfrist
• oplys tydeligt, at sagen ved manglende betaling vil blive sendt til inkasso
• oplys, at dette vil medføre yderligere omkostninger for kunden

Du kan godt sende en tredje rykker – men ser vi på praksis, er sandsynligheden for betaling ofte meget lav, hvis kunden har ignoreret både reminder og de første to rykkere.

Læs også: Hent gratis rykker skabeloner

Husk: Dit inkassovarsel skal være gyldigt

Før du overdrager en sag til inkasso, har du pligt til at sende et inkassovarsel, som lever op til inkassoloven.

Et gyldigt inkassovarsel skal som minimum indeholde:

• Kundens navn og adresse
• Dine virksomhedsoplysninger
• Den oprindelige hovedstol (fakturabeløbet)
• Det samlede skyldige beløb inkl. evt. renter og rykkergebyrer
• Oplysning om, at sagen ved fortsat manglende betaling vil blive overdraget til inkasso
• Oplysning om, at inkasso kan medføre yderligere omkostninger for kunden
• En betalingsfrist på 10 dage

Inkassovarslet kan sagtens være en del af din sidste rykker – så længe ovenstående er med.

Læs også: Hent gratis inkassovarsel skabelon

Min kunde betaler stadig ikke – hvad så?

Hvis kunden fortsat:

• ikke betaler
• ikke reagerer
• eller gentagne gange lover betaling uden at overholde aftaler

… så er tiden typisk inde til at sende sagen videre til inkasso eller retslige skridt.

Et par vigtige pointer:

• Vent ikke for længe – som tommelfingerregel bør der maks. gå ca. 2 måneder fra forfald, før du overvejer inkasso.
• Jo nyere kravet er, jo større er chancen for at inddrive det.
• Gamle krav ender ofte som tab – og tager unødigt meget tid i bogholderiet.

Her kan det være en klar fordel at lade et eksternt inkassofirma tage over. At rykkerskrivelsen kommer fra en tredjepart sender et tydeligt signal om, at du mener det alvorligt.

Overvej at automatisere din rykkerproces

For mange virksomheder er rykkerstyring en af de opgaver, der hele tiden bliver udskudt. Det koster likviditet – og i sidste ende tabte penge.

Derfor vælger flere at:

• automatisere rykkerflowet
• koble deres økonomisystem sammen med en rykkerservice
• lade et inkassofirma håndtere både rykkerne og det efterfølgende inkassoforløb

Hos Collectia tilbyder vi bl.a. rykkerservice og full-service inddrivelse, hvor vi kan hjælpe med alt fra udsendelse af faktura, rykkerskrivelser og inkassovarsler til håndtering af retssager, tvangsrealisering og løbende overvågning af dine kunder.

Det giver dig:

• færre manuelle opgaver i bogholderiet
• hurtigere og mere forudsigelig betaling
• en partner, der kender lovgivningen og sikrer korrekt forløb – hver gang

Kort opsummering – sådan får du en effektiv rykkerprocedure

• Reagér hurtigt efter forfald – og vær gerne proaktiv før.
• Hold din rykkerproces kort og konsekvent – undgå at trække den i langdrag.
• Husk reglerne for rykkergebyrer: maks. 3 á 100 kr. og 10 dages frist.
• Sørg for, at dit inkassovarsel er gyldigt, før du sender til inkasso.
• Overvej, om en rykkerservice eller inkassopartner skal håndtere dele af eller hele forløbet.

En skarp rykkerprocedure styrker både din likviditet, professionalisme og relationen til dine kunder – når den bruges rigtigt.