Faktura – sådan laver du en korrekt og professionel faktura

Som erhvervsdrivende sender du formentlig mange fakturaer i løbet af året – og ofte foregår det helt rutinemæssigt. Alligevel oplever vi hos Collectia, at mange fakturaer indeholder fejl eller mangler, som enten gør dem juridisk svage, svære at bogføre eller direkte ugyldige i forhold til momsreglerne. I værste fald kan fejl på fakturaen gøre det næsten umuligt at inddrive et krav, hvis kunden ikke betaler.

Denne guide gennemgår, hvordan en god og korrekt faktura skal udformes, hvilke krav der gælder efter momsbekendtgørelsen, og hvorfor det er så vigtigt at få alle detaljer på plads. Til sidst finder du vores anbefalinger – og mulighed for at hente en gratis fakturaskabelon.

Hvad er en faktura?

En faktura er et juridisk dokument, der beskriver en handel mellem køber og sælger. Det er din formelle dokumentation for, hvad der er leveret, i hvilken mængde, hvornår – og til hvilken pris.

For kunden fungerer fakturaen som bevis i forbindelse med reklamation, garanti og dokumentation af køb. For virksomheden er fakturaen ikke kun dokumentation, men også en afgørende del af regnskabet, momsafregningen og ikke mindst inddrivelsen, hvis betalingen udebliver.

En faktura er derfor ikke bare et bilag. Den er et juridisk fundament for både dit salg, dit regnskab og dine muligheder for efterfølgende inddrivelse.

Kravene til en korrekt faktura

Selvom der ikke findes regler for den grafiske udformning, er der klare krav til indholdet. Disse krav følger af momsbekendtgørelsen, og manglende oplysninger kan betyde, at køber ikke kan få momsfradrag, og at fakturaen mister sin værdi som dokumentation i en inkassosag.

En korrekt faktura skal som minimum indeholde:

• Sælgers oplysninger: navn, adresse, CVR/MOMS-nr. og kontaktinfo
• Købers oplysninger: navn, adresse og evt. CVR-nr.
• Fakturaoplysninger: fakturanummer, fakturadato og betalingsfrist
• Vare-/ydelsesoplysninger: en tydelig beskrivelse af, hvad der er leveret, inkl. mængde og enhed
• Prisoplysninger: pris pr. enhed, samlet pris, momsgrundlag og momsbeløb

Det er vigtigt, at alle oplysninger er præcise. En varetekst som “arbejde udført” siger f.eks. for lidt og kan give problemer, hvis kunden senere bestrider kravet.

Hvad sker der, hvis fakturaen er mangelfuld?

De fleste fakturafejl virker måske små – men konsekvenserne kan være store:

• SKAT kan afvise momsfradraget for køber.
• Kunden kan anfægte fakturaen, fordi det ikke fremgår tydeligt, hvad der er købt.
• Et inkassoforløb kan forsinkes eller falde helt bort, hvis oplysninger mangler.
• Sagen kan ikke indbringes for retten, hvis identifikation af køber eller leverancen ikke er mulig.

Vi ser ofte fakturaer, hvor køberen kun er angivet med fornavn og by. I sådanne tilfælde kan det være nærmest umuligt at inddrive kravet, fordi vi ikke med sikkerhed kan dokumentere, hvem der er debitor.

Jo mere præcis og detaljeret din faktura er, desto bedre står du i alle fremtidige processer – fra bogføring til eventuel inkasso.

De fejl vi oftest ser i praksis

Mange virksomheder tror, at deres fakturaprocesser er på plads – indtil en sag havner hos os, og det viser sig, at fakturaen har mangler. De mest almindelige fejl er:

• Manglende eller ufuldstændige kundeoplysninger
• Ingen betalingsfrist
• Ingen klar beskrivelse af ydelsen
• Forkert eller manglende moms
• Fakturaer uden fortløbende nummerering
• Fakturaer sendt til en person, der ikke er den rette kunde
• Brug af Word/Excel uden korrekt oplysning om CVR/MOMS-nr.

Et godt regnskabsprogram minimerer risikoen for fejl – men det kræver, at felterne udfyldes korrekt hver gang.

Vores anbefalinger til en korrekt og stærk faktura

Vi anbefaler, at du gennemgår din fakturaproces og sikrer følgende:

• Du registrerer altid kundens fulde navn og fulde adresse
• CVR-nummer indhentes, når kunden er en virksomhed
• Varelinjerne beskrives så præcist som muligt
• Moms angives korrekt
• Betalingsoplysninger og betalingsfrist er tydeligt anført
• Fakturanummeret følger fortløbende rækkefølge

Har du mange kunder eller håndterer mange bilag, kan du med fordel lade din bogholder eller revisor gennemgå processen og sikre, at alle krav er opfyldt – især efter de nye digitale bogføringskrav.

Eksempel: God faktura vs. dårlig faktura

En god faktura dokumenterer tydeligt, hvem der er kunde, hvad der er leveret, og hvad der skyldes. En dårlig faktura gør det modsatte.

En god faktura indeholder
– fuld identifikation af køber
– klar beskrivelse af ydelsen: “VVS-service – udskiftning af vandlås, inkl. materialer”
– datoer, priser og moms korrekt angivet
– tydelig betalingsfrist
– korrekte betalingsoplysninger

En dårlig faktura indeholder
– kun “Anders, Glostrup” som kundeoplysning
– en ukonkret varelinje som “arbejde udført”
– ingen betalingsfrist
– ingen angivelse af moms
– ingen CVR-nummer
– intet fakturanummer

Forskellen er enorm – både juridisk og administrativt.

Få hjælp – eller brug vores gratis fakturaskabelon

For at gøre det nemt for dig, har vi udviklet en gratis fakturaskabelon, der lever op til alle krav. Den sikrer, at du ikke overser vigtige felter og altid udsender en korrekt og professionel faktura.

Hvis du gerne vil slippe for fakturahåndtering helt, kan vores fakturaservice stå for udsendelse, bogføring og rykkerproces. Det giver dig mere tid og sikrer, at alle formaliteter er håndteret korrekt fra start.

Når kunden ikke betaler – Collectia hjælper dig sikkert videre

Selvom din faktura er korrekt udformet, kan betaling stadig udeblive. Her kan Collectia hjælpe med hele processen – fra rykkere og inkassovarsel til udenretlig og retslig inkasso.

En korrekt faktura er fundamentet for alt efterfølgende arbejde. Når dokumentationen er i orden, kan vi hurtigere og mere effektivt hjælpe dig med at inddrive dit krav og sikre, at du får betaling for dit arbejde.