Debitorbogholderi
Virksomhedens bogholderi er den funktion, der håndterer alt dagligt arbejde med virksomhedens økonomi og bogføring.
Bogholderiet varetager typisk alt fra betaling af indgående fakturaer (købsfakturaer), udarbejdelse af udgående fakturaer (salgsfakturaer), bogføring, opfølgning på debitorer, indbetalinger samt rykker– og inkassoprocesser.
Bogholderiet kan grundlæggende opdeles i to: kreditorbogholderi og debitorbogholderi.
Kreditorbogholderiet håndterer kreditorer, altså alle indgående fakturaer, mens debitorbogholderiet tager sig af alle debitorer.
I dette afsnit sætter vi fokus på debitorbogholderiet.
Hvad er et debitorbogholderi?
Debitorbogholderiet er den del af bogholderiet, der håndterer alt, der vedrører debitorer:
- Udsendelse af salgsfakturaer
- Opfølgning på salgsfakturaer
- Rykkerforløb
- Inkasso
Sondringen mellem kreditor- og debitorbogholderi er teoretisk til stede i alle virksomheder, men funktionen er typisk fysisk adskilt i større virksomheder, hvor der er en klar opdeling mellem, hvem der håndterer kreditorer og debitorer.
I mindre virksomheder er debitor- og kreditorbogholderiet ofte den samme person eller gruppe af personer, men større virksomheder har ofte et så omfattende antal af både debitorer og kreditorer, at det kan være fordelagtigt at opdele bogholderiet i to separate funktioner, hvilket fører til etableringen af et dedikeret debitorbogholderi.
En person, der arbejder i debitorbogholderiet, benævnes ofte som debitorbogholder.
Debitorbogholderiets rolle omkring rykkerforløb og inkasso
Det er debitorbogholderiets opgave at følge op på debitorer, herunder også at følge op, når en debitor ikke har betalt sit tilgodehavende til virksomheden, som eksempelvis kan være på grund af en ubetalt faktura.
Debitorbogholderiet kan med fordel sende en rykkerskrivelse, når betalingen udebliver, og fakturaen dermed ikke er betalt.
Det bør være debitorbogholderiets opgave, eventuelt i samarbejde med virksomhedens ledelse, at udarbejde retningslinjer for, hvornår, hvor ofte og hvem der rykkes for manglende betaling. Her bør det også fastslås, hvornår der pålægges rykkergebyrer.
Virksomheden har i udgangspunktet mulighed for at udsende tre rykkerskrivelser med pålagt rykkergebyr. Hvis rykkerforløbet ikke resulterer i betaling, vil det næste logiske skridt ofte være inkasso.
Inkassoprocessen kan inkludere en række tiltag såsom påkravsskrivelser, opkald, fysisk fremmøde og retslige skridt.
Debitorbogholderiet kan vælge at håndtere hele, dele af eller ingen dele af rykker- og inkassoforløbet.
Hvis debitorbogholderen vælger ikke selv at håndtere rykkerforløb eller inkasso, er det debitorbogholderens ansvar at sikre overdragelse af sagen til inkassofirmaet.
Hvad skal debitorbogholderen sende til inkassofirmaet?
Hvis virksomheden vælger at benytte et inkassofirma, er det debitorbogholderiets ansvar at overdrage sagen til inkassofirmaet.
Overdragelsen af en sag til inkasso er ofte enkel, og typisk skal inkassofirmaet kun have den ubetalte faktura, forudsat at alle debitors oplysninger er angivet derpå.
Når inkassofirmaet har indkasseret hele eller dele af de ubetalte fakturaer, vil beløbet blive overført til virksomheden. Derefter er det debitorbogholderens opgave at bogføre indbetalingen og afstemme debitors saldo.
