Hvornår kan – og bør – du sende en faktura til inkasso?

Mange virksomheder – især små og mellemstore – oplever på et tidspunkt, at en kunde ikke betaler en faktura til tiden. For nogle er det første gang, de står i situationen, og derfor opstår spørgsmålet hurtigt: “Hvornår kan jeg egentlig sende en sag til inkasso – og hvornår bør jeg gøre det?”

At kende reglerne og have en fast proces på plads er afgørende, så du både undgår unødvendige tab og samtidig behandler dine kunder korrekt.

Hvornår kan jeg sende en faktura til inkasso?

Der er tre grundlæggende betingelser, som skal være opfyldt, før du kan sende en sag til inkasso:

1. Betalingsfristen er overskredet
   Fakturaen skal være forfalden. Typisk står forfaldsdatoen tydeligt angivet på fakturaen. Når denne er overskredet, kan du starte processen.
   
2. Inkassovarsel er sendt
   Der skal være fremsendt et inkassovarsel (ofte en del af en rykkerskrivelse), hvor kunden får en ny betalingsfrist på minimum 10 dage. Her skal du gøre tydeligt opmærksom på, at sagen ellers kan blive sendt til inkasso.
   
3. Kravet er ikke forældet
   De fleste fakturakrav forældes efter 3 år. Men hvis du har sikret dit krav gennem fx dom, skyldnerklæring eller frivilligt forlig, kan forældelsesfristen forlænges til 10 år.

Eksempel: Har du sendt en faktura den 1. marts med forfald 30 dage senere, og kunden ikke har betalt, kan du allerede den 1. april sende en rykkerskrivelse med inkassovarsel. Betales der fortsat ikke senest 10 dage fra udsendelsen af skrivelsen, er sagen juridisk klar til inkasso.

Hvornår bør jeg sende en sag til inkasso?

At du kan sende til inkasso, betyder ikke altid, at du bør gøre det med det samme. Nogle virksomheder ønsker at give deres kunder lidt ekstra tid – men erfaringen viser, at hurtig handling oftest giver bedre resultater.

Hvorfor tid er afgørende

• Prioritering blandt kreditorer: Debitor betaler som regel først de kreditorer, der rykker hurtigt.
• Konkursrisiko: Jo længere du venter, desto større er risikoen for, at debitor går konkurs, og du mister hele dit krav.
• Signalværdi: Hurtig handling viser, at du har styr på din forretning og tager betaling alvorligt.

Derfor anbefaler vi, at du fastsætter en intern politik for, hvornår en sag bør overdrages. En god tommelfingerregel er 5–10 dage efter inkassovarslets udløb.

Hvornår kan jeg ikke sende til inkasso?

Selvom en kunde ikke betaler, er der situationer, hvor du ikke kan eller bør sende sagen til inkasso:

• Kunden er under konkurs
  I dette tilfælde skal du i stedet rette henvendelse til kurator i konkursboet.

• Kunden har en saglig indsigelse
  Har kunden gjort en begrundet indsigelse, skal sagen først undersøges nærmere. Hvis du sender den til inkasso, skal dokumentation for indsigelsen og din vurdering af den medsendes. I sidste ende kan sagen blive en domstolssag.

• Kunden er under 18 år
  Umyndige kan ikke indgå kreditaftaler, og derfor kan krav mod personer under 18 som udgangspunkt ikke sendes til inkasso.

Hvem betaler for inkassoomkostningerne?

Det korte svar er: skyldneren – så længe du som kreditor har overholdt reglerne.

Som kreditor kan du fx:

• sende op til 3 rykkere med gebyr på maks. 100 kr. pr. stk.
• pålægge et inkassogebyr på 100 kr., når sagen går til inkasso
• opkræve et kompensationsgebyr på 310 kr., hvis din kunde er en virksomhed eller offentlig myndighed

Disse regler er lavet for at dække en del af dine omkostninger ved at forfølge kravet.

Kan jeg selv sende en sag til inkasso?

Ja, du kan selv forsøge at inddrive gælden. Men det betyder også, at du selv skal stå for hele processen – inkl. korrekte breve, formalia og eventuel retslig behandling.

Mange virksomheder vælger derfor at bruge et professionelt inkassofirma, der har erfaring, systemer og processer til at sikre, at alt sker korrekt og effektivt.

Gode råd til at forebygge inkasso

Selvom inkasso er en effektiv løsning, er det endnu bedre at forebygge, at sager ender der. Du kan fx:

• lave klare aftaler om betalingsfrister i kontrakter og på fakturaer
• sende fakturaen hurtigt efter levering
• følge op med en venlig påmindelse kort efter forfaldsdato
• bruge automatiske systemer til rykker- og inkassohåndtering

En stram og professionel kreditpolitik sender et tydeligt signal til dine kunder og kan reducere behovet for inkasso markant.

Hos Collectia tilbyder vi også Qatchr, som hjælper virksomheder med at forebygge tab gennem kreditopslag, kreditmonitorering og løbende opdaterede data. Med Qatchr får du indsigt i dine kunders økonomi allerede inden aftalen indgås – og kan reagere hurtigt, hvis en kundes betalingsevne ændrer sig.

Skal du sende en sag til inkasso?

Hvis du har en kunde, der ikke betaler, kan det være svært at vurdere, hvornår det rigtige tidspunkt er at sende sagen videre.

Hos Collectia hjælper vi virksomheder hver dag med inddrivelse af ubetalte fakturaer. Vi har stor erfaring med alle typer inkassosager og tilbyder en af Danmarks mest moderne online platforme, hvor du kan oprette, følge og afslutte dine sager – når det passer dig.

Kontakt os i dag og hør, hvordan vi kan hjælpe dig.