Sådan vælger du inkassopartner i 2024

Når din virksomhed står over for at vælge en ny inkassoleverandør, eller overvejer at skifte fra jeres nuværende udbyder – være sig fra en advokat til et inkassofirma eller omvendt – er der en række vigtige overvejelser at tage højde for.

Hos Collectia har vi mange års erfaring med inkasso og ved derfor, hvad du som virksomhedsejer bør være opmærksom på, for at inkasso bliver succesfuldt, både for din virksomhed – men også for dine debitorer.

I denne artikel har vi samlet konkrete råd om, hvad vi mener, du bør kigge efter i din næste inkassopartner – samt råd om, hvad du aktivt kan forvente og kræve af en seriøs og professionel inkassoleverandør.

1. Brugervenlig og detaljerig onlineplatform

Selvom det kan virke indlysende, støder vi ofte på, at mange inkassovirksomheder og advokater enten helt mangler en online platform for håndtering af sager, eller tilbyder en løsning, der er utilfredsstillende og utilstrækkelig.

Det er essentielt, at du stiller krav til din fremtidige inkassoleverandør om at tilbyde en stabil, effektiv og detaljerig online sagsportal. En sådan platform bør give dig mulighed for nemt at overvåge, administrere og afslutte dine inkassosager.

Manglen på en robust online adgang til dine sager hos din inkassopartner kan gøre det vanskeligt og uoverskueligt at følge med i sagerne. Det kan resultere i et øget behov for manuelt arbejde fra din side, specielt når sagerne ikke håndteres gennem en dedikeret portal.

2. Integrationer til din inkassopartner

I takt med at offentlige myndigheder, inklusiv Erhvervsstyrelsen, skærper kravene til digitalisering af virksomheders regnskaber og bogføring i 2023 og 2024, bliver det også vigtigt at overveje hvilke ERP– og regnskabsprogrammer, som din virksomhed kan og bør bruge.

Læs mere: Sæt fart på inddrivelsen med vores integrationer

Hvis din virksomhed allerede er i gang med digitaliseringen af forskellige processer, eller overvejer at påbegynde dette, er det måske nu, i 2024, at I bør overveje digitaliseringen af jeres rykker– og inkassoproces.

Hos Collectia tilbyder vi en bred vifte af integrationer til forskellige regnskabsprogrammer og ERP-systemer, hvilket gør det nemt for dig at overføre en sag til inkasso med blot få klik.

Desuden har vi hos Collectia vores egne udviklere. Så hvis du har særlige systemer, behov eller ønsker til, hvordan du mest effektivt kan overføre sager til os, står vi altid klar til at hjælpe og tilpasse vores løsninger til dine specifikke krav.

3. Kunstig intelligens

Året 2023 markerede et gennembrud for anvendelsen af kunstig intelligens (AI) i mange virksomheder, hvilket har åbnet øjnene for AI’s potentiale både nu og i fremtiden. Det står klart, at AI vil revolutionere arbejdsopgaver på tværs af alle afdelinger, virksomheder og brancher.

En nylig undersøgelse afslører, at AI er et af de primære fokusområder for topledere. Dette understreger vigtigheden af AI i nutidens erhvervsliv. Derfor bør du stille krav om AI-kapaciteter til din fremtidige inkassoleverandør. Hvis de ikke har en AI-drevet motor, er det vigtigt at forstå, hvordan dine sager vil blive håndteret. AI’s evne til at identificere mønstre, sammenhænge og ligheder kan skabe et mere skræddersyet og effektivt inkassoforløb.

Flertallet af inkassovirksomheder i Danmark anvender en standardprocedure for inkasso- og rykkerforløbet, hvor forudbestemte handlinger af tidsintervaller bruges til samtlige sager. Hos Collectia mener vi dog, at ingen sager eller skyldnere er identiske. Derfor har vi udviklet vores egen AI, CAI (Collectia Artificial Intelligence). CAI er designet til at opdage mønstre, systemer og ligheder mellem sager og debitorer, hvilket muliggør et mere tilpasset inkassoforløb for netop din sag.

Læs mere: Sådan arbejder vi med kunstig intelligens

4. Fair og respektfuld debitorstyring

Søg en leverandør, der beskytter dine kundeforhold ved at tilbyde en ansvarlig og respektfuld debitorhåndtering, som tager højde for hver unik situation.

Leverandører, der forstår at hvert kreditforhold er forskelligt – hvilket betyder at ingen sager eller debitorer er ens – kan skabe skræddersyede inddrivelsesstrategier. Her stræber man efter at møde skyldneren i øjenhøjde, idet man tager hensyn til deres aktuelle sociale og økonomiske forhold.

Hos Collectia gør vi en indsats for at forstå debitorernes situation fra deres eget perspektiv. Dette er med til at sikre en værdig og respektfuld behandling, samtidig med at vi arbejder for at gøre inddrivelsesprocessen så stressfri som muligt.

5. Prisen

For mange virksomhedsejere spiller prisen en afgørende rolle. Flertallet af inkassobureauer tilbyder ‘no cure, no pay’ i den udenretslige inkassoproces. Dette betyder, at inkassofirmaet først modtager betaling for din sag, hvis den bliver løst. Typisk opkræves der da en mindre provision af den inddrevne hovedstol.

Andre leverandører tilbyder en prismodel baseret på et årligt abonnement. I modsætning til ‘no cure, no pay’-modellen opkræves der ofte ikke en provision af den inddrevne hovedstol.

I en tredje prismodel, som flere inkassofirmaer benytter, opkræves der et oprettelsesgebyr for hver sag, der indsendes.

Derfor er det vigtigt, at du nøje undersøger prisen for inkassoservice. Ofte findes der mange skjulte omkostninger og gebyrer, som afhænger af sagens specifikke detaljer og det videre forløb. Inkassofirmaer og inkassoadvokater opkræver ofte gebyrer for afsættelse af sager, videreførelse af sager til retslig behandling, overdragelse til overvågning med mere.

6. Stil krav til din leverandør

Det er vigtigt, at du som virksomhedsejer aktivt stiller krav til din samarbejdspartner baseret på, hvad der er essentielt for din virksomhed.

Dine krav kan variere fra kommunikationsmetoder, afregningspraksis, til mere komplekse aspekter som virksomhedens ESG (Environmental, Social, and Governance) og CSR (Corporate Social Responsibility) politikker.

Hos Collectia mener vi, at en dedikeret og professionel inkassopartner bør værne om sine kunders behov og prioriteringer. Derfor er det afgørende, at du formulerer klare krav til din advokat eller inkassovirksomhed, for at sikre et samarbejde, der afspejler og respekterer dine virksomhedsværdier og målsætninger.

7. Få en demo af systemet

De fleste inkassoadvokater og inkassofirmaer tilbyder et online system, hvor du kan oprette, følge og kommunikere om dine sager. Det er en god ide at bede om en demonstration af dette system.

En sådan demo er afgørende for at vurdere, hvor godt og professionelt systemets online adgang fungerer. Jo mere brugervenligt systemet er, desto hurtigere og mere effektivt vil du kunne håndtere dine inkassosager.

Hvis systemet ikke er effektivt, kan du ende med at skulle håndtere en stor del af kommunikationen via e-mail eller telefon, hvilket kan være tidskrævende og ineffektivt. Derfor er det vigtigt at sikre, at systemet lever op til dine behov, før du etablerer et samarbejde.

Advokatfirma eller inkassovirksomhed?

Det er et almindeligt dilemma for mange virksomheder at beslutte, om de skal vælge en inkassoadvokat eller en inkassovirksomhed til deres inkassobehov. Hos Collectia har vi tidligere udarbejdet en detaljeret artikel, der gennemgår fordele og ulemper ved begge muligheder.

Vi anbefaler, at du læser denne artikel for at få en dybere forståelse og indsigt i, hvad hver type leverandør kan tilbyde, og hvordan det passer til din virksomheds specifikke behov og krav. Denne viden vil hjælpe dig med at træffe en velinformeret beslutning om den bedste inkassopartner for din virksomhed.