Send altid et inkassovarsel

Arbejdet er udført, fakturaen er sendt – men betalingen udebliver og der skal nu sendes et inkassovarsel; hvad gør du?

Rigtig mange danske virksomheder, små som store, oplever fra tid til anden udfordringer med dårlige problemer, og her hos Collectia hjælper vi rigtig mange af dem – både med inkasso, udsendelse af rykkere, inkassovarsel og fogedretten.

Heldigvis kan du som selvstændig gøre rigtig meget selv når betalingen udebliver – og at sende et inkassovarsel (påkravsskrivelse) er en af dem.

I denne artikel fortæller vi alt du bør vide om et inkassovarsel; hvad det er, hvorfor det er et krav at sende – og hvad lovgivningen siger omkring emnet. Vi giver dig også mulighed for at download et gratis inkassovarsel eksempel / skabelon, som du frit kan afbenytte.

Hvad er et inkassovarsel?

I alt sin enkelthed er et inkassovarsel et varsel om inkasso – og dermed et varsel til din skyldner om, at der vil kunne blive foretaget yderligere foranstaltninger i form af inkasso, såfremt betalingen fortsat udebliver.

Et inkassovarsel benævnes i daglig tale også som en inkassoskrivelse, paragraf 10 skrivelse, inkassobrev samt påkravsskrivelse. Påkravsskrivelse er lovens brug af ordet og er dermed den juridiske korrekte betegnelse – men de fleste virksomheder, advokater og inkassofirmaer bruger i lige så høj grad også de andre betegnelser, og der er dermed ikke noget rigtig eller forkert brug af ordet – da det dækker over en og samme ting.

Inkassovarslet er beskrevet i inkassolovens §10 “Henvendelser til skyldneren” – hvor der står “Før der over for skyldneren må iværksættes andre foranstaltninger med henblik på inddrivelse af en fordring, skal der til skyldneren være sendt en påkravsskrivelse”.

Med andre ord, skal der sendes et inkassovarsel, før der må igangsættes inkasso – eksempelvis i form af pålæggelse af yderligere gebyrer, opkald, og lignende tiltag.

Inkassoloven definerer ikke hvem der skal sende inkassovarslet (påkravsskrivelsen), og det er dermed helt okay at du selv, din advokat eller dit inkassofirma gør det – blot at det bliver gjort, inden selve inkasso. Hos Collectia sender vi eksempelvis altid inkassovarslet på vegne af vores kunder, såfremt de ikke selv har gjort det.

Hvornår skal og må jeg sende et inkassovarsel?

Der er ingen lovgivning for hvornår du må og skal sende et inkassovarsel – det er grundlæggende op til dig selv, og din virksomheds politik – blot at det sendes efter forfaldsdagen.

I princippet må du sende et inkassovarsel straks efter forfaldsdatoen, og du har konstateret at betalingen er udeblevet.

I praksis udsender de fleste virksomheder de første rykkerskrivelser og inkassovarsler et sted mellem 7 og 10 dage efter forfald – men det er 100% op til jeres politik på området.

Rykkerskrivelser og inkassovarsel?

Hvad mange desværre ikke ved er, at rykkerskrivelserne og inkassovarslerne i princippet er uafhængige af hinanden, og at rykkerskrivelser (med og uden rykkergebyr) er frivilligt for virksomheden at udsende – modsat inkassovarslet, der er obligatoriske, såfremt man ønsker at opstarte en inkassoproces.

Med andre ord skal du ikke at sende 1, 2 eller 3 rykkerskrivelser før du sender et inkassovarsel, du kan i princippet blot sende inkassovarslet, uden forudgående rykkere. Det er 100% op til jeres politik.

Mange virksomheder har historisk set ofte sendt 1, 2 og 3 rykkerskrivelser (typisk pålagt 100 kroners rykkergebyr på hver) og herefter sendt inkassovarslet. Dette kan være en fordel såfremt man ønsker at pålægge rykkergebyrer på sin debitor, men også en ulempe da inkassoprocessen udskydes hver gang med mindst 10 dage – og dermed din likviditet.

Du må gerne pålægge et rykkergebyr på et inkassovarsel.

Hvad skal et inkassovarsel indeholde?

Der findes ingen lovmæssig skabelon eller form til et inkassovarsel, og du må i princippet designe det fuldstændig som du selv vil. Inkassoloven har dog dog tre væsentlige ting, som du skal have med i dit inkassovarsel, før at dette er gyldigt:

En klar angivelse af kravet
En frist på mindst 10 dage til at betale
En klar kommunikation til din kunde, at sagen ved fortsat manglende betaling, vil sendes til inkasso, hvilket vil medføre yderligere omkostninger

Den klare angivelse af krav

Det første krav inkassoloven definerer i lovens §10 stk. 2 “I påkravsskrivelsen skal tydeligt angives alle oplysninger, som er nødvendige for skyldnerens bedømmelse af fordringen.”

I praksis vil ovenstående betyde, at du som kreditor skal angive hvilket krav der er tale om, hvilket ofte er nok med en eller flere fakturanumre. Vi anbefaler at du som minimum altid inkluderer følgende i dit inkassovarsel:

Dit firmanavn,
Dit CVR nr.
Konto nr og reg nr.
Debitors (kundens) navn
Debitors (kundens) adresse
Den (eller de) ubetalte fakturanumre
Det fulde beløb
Den oprindelige betalingsfrist

Nogle virksomheder vælger ligeledes at vedhæfte den originale faktura til deres inkassovarsel, så debitor dermed igen gøres opmærksom på hvad kravet specifikt inkluderer.

Mindst 10 dage

Udover den klare angivelse af kravet definerer inkassolovens §10, stk. 3, også at “påkravsskrivelsen skal angives en frist, inden for hvilken skyldneren kan indfri fordringen, uden at der foretages foranstaltninger, hvorved der påføres skyldneren yderligere omkostninger. Fristen skal være mindst 10 dage fra afsendelsen af påkravsskrivelsen.”

Med andre ord skal du give din debitor mindst 10 dage til at betale dit inkassovarsel, og såfremt dette ikke sker vil der kunne blive gjort yderligere tiltag. Såfremt du ikke giver debitor mindst 10 dage til at betale, ja så er dit inkassovarsel ikke gyldigt – og du må i princippet ikke foretage yderligere handlinger. Loven definerer de 10 dage som “mindst” – og du må dermed gerne give mere end de 10 dage, blot ikke mindre.

Vores anbefaling er, at du bruger vores skabelon til inkassovarsel – der overholder alle gængse krav og formalier.

Inkassovarsel Skabelon

Send dit inkassovarsel

I lovgivningen er der ingen krav til hvordan inkassovarslet sendes – eller på hvilket medie. Du må dermed i både sende varslet på mail, pr. brev eller lignende.

Vi anbefaler du sender inkassovarslet på samme måde som den øvrige kommunikation omkring salget er foregået, da du dermed sikrer dig at der er hul igennem til debitor.

Efter inkassovarslet

Inkassovarslets formål er at varsle om yderligere tiltag, såfremt inkassovarslet ikke betales inden for mindst 10 dage.

De fleste inkassovarsler får heldigvis de fleste debitorer ud af busken, og får betalt deres mellemværende. Dermed er sagen afsluttet og du behøves ikke foretage dig yderligere.

Såfremt debitor ikke betaler efter inden for den angivet frist på mindst 10 dage, har du herefter mulighed for at sende sagen til inkasso, hos en advokat – eller her hos Collectia. Læs mere om vores service her.

Ofte stillede spørgsmål til udsendelse af inkassovarsel

I lovgivningen er der ingen krav til hvordan inkassovarslet sendes – eller på hvilket medie. Du må dermed i både sende varslet på mail, pr. brev eller lignende.

Vi anbefaler du sender inkassovarslet på samme måde som den øvrige kommunikation omkring salget er foregået, da du dermed sikrer dig at der er hul igennem til debitor.

“Hvilket format skal jeg sende mit inkassovarsel i?”

Der er ingen lovgivningsmæssig krav til formatet af dit inkassovarsel, du må derfor både sende det elektronisk eller postal.

Her hos Collectia anbefaler vi du sender det på samme måde som ellers har haft den øvrige kommunikation med kunden på.

“Må jeg sende et inkassovarsel flere gang”

Ja der er ingen lovgivningsmæssige krav til hvor mange gange du sender dit inkassovarsel – blot de ikke sendes inden sendes igen inden for betalingsfristen på mindst 10 dage.

Her hos Collectia anbefaler vi ikke at sende et inkassovarsel mere end én gang.